Six astuces pour réinventer son processus de recrutement à distance

  • De Mickael Vandepitte
  • Le 9 mars 2021

Pendant la pandémie, alors que des mesures ont été mises en place pour réduire les risques de contagion, les processus RH ont été revus en s’appuyant sur des modalités plus virtuelles. Le recrutement s’est largement digitalisé afin de continuer à attirer les talents et à mettre en avant une marque employeur adaptable. De même, l’expérience autour des entretiens de recrutement a dû être repensée afin de maintenir l’engagement des candidats. Un remaniement qui semble en adéquation avec leurs attentes : d’après une enquête du cabinet de recrutement CCDL, 87% d’entre eux se disent prêts à être recrutés à distance. Comment optimiser ses processus à distance ? Comment recréer une expérience candidat mixte et engageante ?

Remettre à plat l’ensemble du processus de recrutement

Mener un recrutement à distance ne veut pas dire remplacer les entretiens par des visios. Pour bâtir une nouvelle expérience candidat, il faut réaliser une réingénierie de l’ensemble du processus. Cette période s’avère une opportunité en or pour changer ses méthodes et oser innover afin de recruter de manière plus créative et flexible. Par où commencer ? Mettez-vous à la place du candidat et imaginez des étapes interactives et motivantes. Loin d’être un artifice, cette réflexion de fond adresse les enjeux d’attractivité exacerbés par la crise. De plus, cela démontre la capacité d’adaptation de votre marque employeur face aux aléas contextuels.

Deux axes de travail sont à mener :

  • Recrutement à distanceRevoir votre stratégie de recrutement en passant au crible l’ensemble des étapes du processus de recrutement afin de l’adapter au format distanciel ou mixte. Quelles étapes peuvent être menées en visio ou en vidéo différée par exemple ? Est-ce que l’entretien RH doit se faire par téléphone ? Est-ce qu’un entretien collaboratif n’aurait pas plus de sens ?
  • Mener un audit des outils les plus pertinents en fonction des étapes du recrutement et de la typologie des entretiens. Comment souhaitez-vous communiquer avec les candidats ? Comment assurer une réponse systématique ? Concernant les entretiens, il s’agit surtout de les varier pour offrir des expériences multiples : vidéo différée, visio, outils collaboratifs pour des études de cas à plusieurs…

Mettre l’accent sur la communication lors du recrutement

L’incertitude de la période et les nouvelles méthodes de recrutement peuvent dérouter les candidats. C’est pourquoi, les entreprises doivent faire preuve d’une plus grande transparence dans leur communication : d’abord sur leur situation économique, un point important pour 50 % des candidats* puis, sur leurs projets de recrutement (pour 30 % d’entre eux). De même, pour rassurer les candidats, la récurrence des communications a son importance.

N’oublions pas qu’un recrutement à distance limite les contacts avec l’environnement de travail. Il faut donc multiplier les échanges entre les différentes étapes afin de donner de la visibilité et du rythme à votre processus. Autre aspect clé de la communication RH : soyez explicite sur votre nouvelle démarche de recrutement. Un souhait revendiqué par 20 % des candidats*.  Ainsi, soyez exhaustif sur le nombre d’étapes et leur typologie, le temps moyen d’un recrutement ou encore les outils que vous utilisez. D’ailleurs, pour que la technique ne soit pas un frein, envoyez également un manuel utilisateur avant chaque entretien à distance.

Opter pour une posture plus empathique lors des entretiens

Recrutement distancielLa virtualisation du recrutement transforme également la manière de mener les entretiens. Indéniablement, les recruteurs doivent être plus attentifs au contexte dans lequel les candidats ont évolué depuis mars 2020. Cela implique d’être davantage à l’écoute des vécus individuels.  En effet, les entretiens en visio sont perçus par les candidats comme plus conviviaux, moins stressants et favorisant une posture d’écoute active*. Les recruteurs doivent donc s’adapter en faisant appel à leur intelligence émotionnelle. En termes de posture, il s’agit de :

  • Poser plus de questions ouvertes
  • Apprendre à décrypter le non-verbal derrière un écran
  • Reformuler autant que possible pour éviter les malentendus
  • Utiliser des mots et syntaxes simples pour éviter les incompréhensions

De même, le contexte n’est pas habituel pour les candidats. Ces derniers peuvent rencontrer des problèmes de connexion durant l’entretien, il faudra donc faire preuve d’indulgence !

Inventer un recrutement distanciel immersif

À distance, l’enjeu est de refléter la culture d’entreprise et l’environnement de travail pour que le candidat puisse se faire une idée réaliste de ce qui l’attend. Même si les contacts physiques restent limités, vous pouvez lancer différentes expériences d’immersion via des interactions virtuelles. Pour cela, il faut impliquer les équipes opérationnelles et les managers dans le processus de recrutement.

Trois actions à combiner :

  • Convier le candidat à des points formels avec le manager et les opérationnels : lors de réunions de travail ou des points d’équipe. À compléter avec un format questions-réponses afin qu’il puisse avoir des réponses très concrètes à ses questionnements.
  • Proposer une étude de cas avec des opérationnels afin de découvrir comment les équipes travaillent et valider que le “fit” peut opérer avec les autres.
  • Imaginer des rendez-vous plus informels pour découvrir la vie de l’entreprise en mode virtuel : e-déjeuner, e-apéro, e-café, espace de discussion en ligne…

Mettre le paquet sur le pré-boarding et l’onboarding

Une fois la décision prise par le candidat, il est fondamental d’activer une phase d’échanges actives avec lui pour éviter l’effet tunnel jusqu’au jour J. Entre la signature de la promesse d’embauche et l’onboarding, le candidat doit avoir une vision très claire de ce qui l’attend (planning, emails administratifs, papiers attendus, envoi de documentation d’entreprise…).  C’est surtout une étape clé pour soigner sa communication employeur en proposant un pré-boarding engageant et innovant : recueil des documents via une plateforme, envoi du contrat automatisé, livret d’accueil en ligne etc…

Processus de recrutement

Ensuite, l’onboarding en mode distanciel est également une période critique. Rappelons qu’une bonne intégration porterait à 69% le taux de nouvelles recrues qui resteront au moins trois ans au sein de l’entreprise selon O. C.Tanner. Votre collaborateur a donc besoin de sentir qu’il est entouré, malgré la distance. C’est pourquoi s’appuyer sur une plateforme de gestion de l’intégration permet de lui faire vivre une expérience fluide et rythmée. Il est possible de lui fournir de manière interactive toute la documentation possible sur l’entreprise pour qu’il se familiarise avec les produits, les outils, les processus internes ou encore le trombinoscope de l’équipe. Son planning, les rendez-vous et les emails de communication, tout est renseigné et automatisé garantissant un suivi et du rythme !

S’appuyer sur les outils digitaux pour optimiser votre processus recrutement

Recrutement processusLes outils sont la pierre angulaire de la réussite de votre nouveau projet de recrutement à distance. Profitez de la période pour vous doter de plateformes digitales qui accélèrent l’optimisation et la professionnalisation de vos recrutements. Un logiciel de recrutement permet notamment de piloter toute votre stratégie jusqu’à l’automatisation de la gestion administrative. Un gain de temps pour tous les acteurs du processus.

En quoi est-ce pertinent ?

  • Capter et fidéliser les candidats : les outils de gestion des candidatures tels que les ATS (Applicant Tracking System) permettent de centraliser une bonne partie des activités et des données. Ce qui permet aux équipes de suivre les candidatures et de se créer un vivier de talents à exploiter.
  • Durant leur session de recrutement, les managers ou les RH peuvent s’appuyer sur des outils d’évaluation des compétences mis à leur disposition. Ce qui permet d’évaluer les candidats selon les référentiels internes ou les fiches de poste établis.
  • Collaborer à distance : un logiciel facilite la mise en place d’une approche plus collaborative du recrutement. En effet, l’outil centralise l’ensemble des échanges entre les recruteurs et les managers ce qui évite la perte d’information et facilite la communication. À la clé ? Des prises de décisions plus agiles et pertinentes.

Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *) :

  • Enquête Abeilles d’or « Communication de recrutement : les nouvelles attentes candidats », Juillet 2020
  • Enquête CCLD « Le recrutement à distance, dans cette période inédite et exceptionnelle », Avril 2020
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