La cooptation est une technique de recrutement, de plus en plus utilisée, pour trouver des profils rares ou pénuriques. En France, cette approche représente environ 37% des recrutements cadre* ! Pourquoi un tel engouement ? De quoi s’agit-il concrètement ? Pourquoi faut-il y penser pour vos futurs recrutements ? On vous propose de décrypter ce type de campagne et de construire un programme de cooptation en phase avec vos enjeux.
Cooptation : de quoi parle-t-on ?
La cooptation est le fait de recommander une personne de son réseau pour un poste dans une entreprise. En termes de vocabulaire, on parle de coopteur pour désigner la personne qui recommande, et de coopté pour le candidat recommandé. On distingue la cooptation interne de la cooptation externe. La première est une méthode de recrutement où les employeurs impliquent les salariés dans les processus de recrutement. Ils incitent leurs collaborateurs à recommander une personne de leur réseau (un ami, un membre de la famille, un ancien collègue, etc), pour un poste à pourvoir dans leur entreprise.
Cependant, les salariés ne sont pas les seuls à pouvoir recommander des personnes de leur réseau ! Des personnes externes à l’entreprise peuvent aussi recommander des contacts, pour un poste à pourvoir à l’extérieur. Concrètement ? Les entreprises peuvent s’appuyer sur les réseaux sociaux ou s’adresser à des réseaux de coopteurs. Le sourcing social des candidats fait partie intégrante du renouvellement des pratiques de recrutement.
Programme de cooptation : les règles de fonctionnement
Surtout utilisés dans les moyennes et grandes entreprises, les campagnes ou programmes de cooptation sont assez lourds à mettre en place. Pourquoi ? Cela nécessite du temps et des ressources variées pour l’organiser et la gérer. Sans compter les moyens financiers pour le versement des primes de cooptation. De plus, c’est un projet transversal qui implique beaucoup d’acteurs en interne : les RH, les recruteurs, les managers, la communication, le marketing, le légal… En amont, il faut donc mener un travail de communication auprès de tous. Ensuite, quelques étapes clés doivent être mises en place. Il faut identifier les postes concernés par le programme (quels services ? Quid des enjeux RH ou encore quels sont les postes pénuriques ?). Ensuite, il s’agit de marketer “sa campagne” avec un nom, un logo et de bons outils de communication internes ou externes. Pour que le programme fonctionne, le processus doit être clair et partagé auprès des salariés (ou des externes) : à qui s’adresser, comment faire pour remonter l’info, délai de réponse… Plus la procédure est simple, plus elle aura du succès impliquant des règles de fonctionnement claires et un suivi de la cooptation transparent (traitement des candidats et délais de traitement, suivi, rôle des recruteurs…). Cela signifie que les équipes en charge de la campagne doivent s’engager sur des indicateurs auprès de tous : nombre de coopteurs, nombre de cooptés, délais de réponse ou encore nombre d’embauches.
Réussir sa campagne de cooptation grâce à deux facteurs clés de succès
Un des leviers de réussite reste la récompense des coopteurs ! Les entreprises qui n’offrent pas de contreparties n’ont en moyenne que 21% de taux de cooptation*. A contrario, au-delà d’un certain niveau de rémunération (en général autour de 1500-2000 euros), cela n’a plus aucun impact sur la cooptation. Pour créer un élan rapide, la récompense doit s’appliquer par le fait même de coopter, peu importe le résultat. Ceci implique d’établir une gradation des récompenses : l’embauche donnant une récompense bien supérieure à l’acte de cooptation seul. De même, le fait qu’une personne reste après la période d’essai par exemple doit aussi offrir un niveau de récompense plus élevé. Les montants varient aussi selon d’autres critères : le secteur de l’entreprise, l’expérience du candidat, ses compétences et la difficulté à recruter sur certains postes. À noter que la récompense peut être monétaire ou prendre la forme d’avantages (chèques cadeau/voyage). De plus, s’appuyer sur un vivier de coopteurs internes est une bonne stratégie. Cette communauté de salariés doit être valorisée en interne : pousser la reconnaissance sociale avec des soirées, des mises en avant ou encore des remerciements avec des « awards » du meilleur coopteur par exemple. Pour développer leurs motivation au travail, il faut beaucoup communiquer auprès d’eux : éduquer les coopteurs avec une communication simple et des réunions régulières.
Les outils digitaux indispensables pour booster la cooptation
Les outils sont indispensables pour créer et mener un programme de cooptation efficace ! Leur rôle est de fluidifier la relation entre coopteurs, recruteurs et cooptés. Les ATS et SIRH sont un bon point de départ pour identifier les postes à pourvoir et lancer les offres. Ensuite des logiciels ou des modules spécifiques à la cooptation doivent permettre le suivi des cooptations, des coopteurs et des cooptés avec des recruteurs qui leur sont attribués. Concrètement ? Lors de la création d’une annonce, il s’agit de déterminer rapidement si l’offre d’emploi est éligible à la cooptation auprès des salariés. Si c’est le cas, l’annonce pourra être publiée automatiquement sur un espace réservé aux salariés en interne ou sur le site carrière. Ensuite, le partage des candidatures doit pouvoir être remonté et suivi dans l’outil avec transparence et simplicité. L’équipe chargée de la cooptation peut suivre facilement les candidatures issues des cooptations et attribuer le candidat au salarié coopteur. Ceci facilite la gestion des primes et des récompenses. Il est aussi important de notifier les coopteurs lors des étapes clés du processus de recrutement et de leur donner un suivi de l’avancement de leur candidat. En ce sens, un système de messagerie automatique est généralement inclus dans les modules.
Les bénéfices de la cooptation
Le ROI du recrutement par cooptation est bien meilleur ! Selon Softy, mettre en place une politique de cooptation réduirait de 90 % le temps de recrutement et augmenterait de 60 % la qualité des candidatures. En effet, les candidats qui viennent par la cooptation sont globalement plus “qualitatifs” : les personnes recrutées par cooptation restent en moyenne plus longtemps dans l’entreprise* (après 3 ans, 47% des personnes recrutées par cooptation étaient encore en poste contre 14% via les jobboards). Pourquoi ? Quand le coopteur engage sa réputation, il s’agit d’une garantie supplémentaire sur le choix de la personne. Par ailleurs, le temps de recrutement est raccourci. Toujours selon la même étude, un recrutement par cooptation dure 29 jours contre 39 jours avec un jobboard ou encore 55 jours avec le site carrière. Pour finir, l’onboarding est aussi plus rapide grâce à l’imprégnation faite par le coopteur, en amont. À la fin, c’est même le turnover qui est impacté positivement : une étude Careerfy indique qu’une personne cooptée aurait 23 fois moins de chances de quitter son poste !
Oui à la cooptation… mais attention aux dérives !
Ce mode de recrutement participatif permet de dénicher efficacement des talents, parfois pénuriques. Mais attention, il existe des points d’attention à ne pas minimiser pour bien recruter les collaborateurs. D’abord sur le sujet de l’inclusion : la cooptation peut empêcher la diversité des profils en créant un phénomène de “clonage” dans l’entreprise. Or, la diversité permet d’être performant et d’avoir différentes visions. Puis, sa mise en place reste complexe : il existe des contraintes légales et éthiques qui freinent parfois l’utilisation des programmes. Enfin, cette course peut également créer des conflits internes, les salariés entrant en concurrence pour proposer des candidats.
Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *) :
- En 2017, selon une étude de l’APEC
- L’école du recrutement : Tout savoir sur la cooptation
