SIRH ou Système d’Information Ressources Humaines

Le SIRH, ou Système d’information de gestion des ressources humaines, est un outil dont la vocation est de couvrir l’ensemble des processus de gestion RH : de la gestion des recrutements et de la paie à celle des formations et des carrières. C’est aussi un puissant outil de pilotage et d’optimisation qui permet, entre autres, de mieux gérer les tâches et actions liées à la gestion des ressources humaines.

L’objectif est d’offrir une meilleure gestion des processus administratifs et RH afin de booster l’efficacité et la performance de l’entreprise tout en améliorant l’expérience salarié.

Définition d’un SIRH

Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) est un système gérant un ensemble de briques ou modules logiciels permettant d’automatiser les actions clés de la gestion des ressources humaines. L’idée est de permettre aux équipes RH d’optimiser leur suivi et pilotage tout en les allégeant des tâches à faible valeur ajoutée. Ainsi, c’est un support indispensable pour bâtir des politiques pertinentes et se positionner sur des volets plus stratégiques de la fonction RH.

Les fonctionnalités d’un SIRH

Les modules d’un SIRH se ventilent autour de différents domaines : gestion administrative du personnel, tableaux de bord sociaux, gestion des compétences et carrières, paie, gestion des temps et des activités… À chaque entreprise de choisir le SIRH adapté à ses besoins.

Globalement, il est possible de classer les grandes briques autour de trois volets

  • La gestion des temps et des activités : à savoir la gestion des tâches les plus administratives telles que les congés / RTT, consultation des soldes, gestion des notes de frais, des temps et plannings, des rapports d’activité, etc.
  • La gestion de la paie inclut la gestion de la rémunération, des prestations sociales (Assurance Maladie, retraite, pensions complémentaires…), le calcul des cotisations sociales et patronales et l’intégration de la convention collective, etc.
  • La gestion des talents et des carrières : ce sont tous les services en lien avec le parcours du salarié. Cette brique permet aussi à l’entreprise de bâtir un référentiel de compétences et de mieux les organiser grâce aux tableaux de bord de pilotage des compétences en fonction des grandes stratégies RH (GPEC, développement de filières métiers, mobilités…).

L’élément pivot d’un SIRH est la base constituée de l’ensemble des données RH appelée le “Core RH”.  C’est en quelques sortes, le modèle de données (collaborateur, organisationnel, postes, métiers, emploi…) qui alimente l’ensemble des processus et les reportings.

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Les différents types de SIRH

Il existe pléthore de SIRH sur le marché. On peut tout de même distinguer deux grandes typologies :

SIRH en mode licence, via un logiciel On-Premise

Le mode licence sont des solutions achetées à un éditeur mais qui appartiennent, finalement, à l’entreprise offrant ainsi une certaine indépendance dans la configuration et les mises à jour. De plus, les données sont sécurisées car elles sont hébergées sur les serveurs internes et non partagés.

Attention au coût et au temps de mise en place de ce type de solution. Même problématique pour les mises à jour qui sont réalisées par l’entreprise. Cela peut prendre du temps si l’entreprise ne se positionne pas en mode agile ou si les équipes IT ne sont pas à 100% sur le projet.

Les SIRH en mode SaaS (Software as a Service)

Le mode Saas est aujourd’hui le plus répandu car il permet de bénéficier des services et des fonctionnalités d’une solution SIRH sans en être le propriétaire. En gros, l’entreprise paie un abonnement pour utiliser la solution. Ainsi, il n’y a plus besoin de mobiliser du temps ni pour l’installation ni pour les mises à jour car tout est pris en charge par l’éditeur.

C’est une solution très rapide à mettre en place car le déploiement se fait sans développement. Conséquence : l’entreprise peut plus facilement maîtriser son budget. En revanche, il faut accepter que l’éditeur stocke les données de l’entreprise sur ses propres serveurs.

Les avantages d’un SIRH

Une optimisation des tâches administratives pour plus de performance

L’outil favorise la productivité grâce à l’automatisation des processus. L’optimisation de la gestion des ressources humaines réduit considérablement les tâches administratives à faible valeur ajoutée. Ainsi, les équipes RH peuvent se consacrer pleinement à la valorisation du capital humain. De même, il participe à l’atteinte des objectifs de productivité grâce à un meilleur “rendement” des salariés et une organisation optimale et performante.

Une accessibilité et une collaboration renforcées

Le SIRH est accessible partout. Ainsi, les informations RH sont plus facilement consultables par tous : managers, responsables des ressources humaines et salariés. Le manager, notamment, devient plus autonome pour gérer ses équipes au quotidien car il a accès à la gestion des plannings et des absences, mais aussi dans la gestion des carrières car il a accès aux évaluations, à la formation et aux plans de rémunération… De même, la mise en place d’un SIRH permet à tous vos collaborateurs d’accéder très facilement à une plateforme avec une vision exhaustive de leurs congés, leurs formations, leurs notes de frais ou encore leurs plannings. Résultat : un gain de temps pour les équipes RH et une expérience collaborateur améliorée !

Une implication accrue des salariés dans leur gestion RH et de carrière

Le but d’un SIRH est aussi de mettre en place un portail RH plus flexible. Chaque salarié accède à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.) de façon instantanée. Les collaborateurs deviennent ainsi plus autonomes dans la gestion d’une partie des informations : demandes de congés, de formation, d’attestations… C’est une forme de transparence qui encourage l’implication des salariés dans leur carrière, ils peuvent modifier leur dossier personnel, mettre à jour leurs compétences, faire une demande de mobilité interne ou encore gérer les demandes de formation, etc. Un gain de temps pour tous : managers, RH et collaborateurs.

La centralisation des données RH

Le SIRH se positionne comme un HUB de données RH, un pilier du pilotage stratégique de la fonction RH. En effet, le “Core RH”, notamment, permet de gagner en pertinence car il homogénéise, centralise et individualise les informations diffusées. Il permet ainsi au service RH d’établir des stratégies en phase avec les demandes salariales et la réalité du corps social grâce à une vision globale et transversale alimentée par la data.

Accélération de la transformation digitale des entreprises

La mise en place du SIRH participe à la transition numérique des entreprises. C’est d’ailleurs un des principaux enjeux de la fonction RH : apporter des outils de plus en plus adaptés, mais aussi de nouvelles tendances en phase avec les attentes des salariés. De même, la digitalisation des RH permet de s’adapter, avec agilité, aux évolutions permanentes du travail : nomadisme, collaboratif, réactivité, dématérialisation…

Le SIRH au centre de la performances RH

Le SIRH est un pilier d’une approche RH plus stratégique. En effet, il apporte une vision globale des ressources humaines : évolution de carrière, temps de travail, congés, rémunération… Le fait de centraliser toutes les informations relatives aux collaborateurs sur un seul et même support améliore les prises de décisions et la mise en place de politiques RH en phase avec la stratégie d’entreprise. Par exemple : la GPEC peut être envisagée de manière plus agile. De plus, des simulations autour de la mobilité apportent des éléments concrets aux équipes RH puis, une politique ambitieuse autour de la gestion des compétences et des talents peut être bâtie grâce aux données consolidées.

Plus globalement, en termes de performance, la mise en place d’un SIRH constitue un outil favorisant l’innovation et l’autonomie. L’instauration d’un environnement de travail plus performant grâce aux outils collaboratifs galvanise les équipes et renforce l’engagement. Elles ont, en effet, la main sur les outils concernant leur carrière et formation, ce qui joue sur la motivation et le sentiment d’appartenance envers leur employeur !

Le corolaire est donc évident : un SIRH est un pan d’une stratégie de marque employeur attractive. Il a un impact positif sur l’image que renvoie l’entreprise à ses salariés : modernité, transparence, réactivité, autonomie… Tout est simplifié car le logiciel RH apporte des manières de résoudre les problèmes quotidiens et minimise les freins administratifs : déclarer une dépense, poser un congé, préparer un entretien professionnel… L’entreprise montre ainsi qu’elle met des moyens ambitieux à la disposition de ses salariés pour qu’ils puissent évoluer au sein de l’organisation et s’y sentir bien. Un facteur de fidélisation.

L’intégration d’un SIRH en entreprise

La mise en place d’un SIRH est toujours un moment délicat au sein de l’entreprise. En effet, ce type de solution impacte l’ensemble des services. Il y a donc des étapes clés à respecter pour réussir son intégration :

L’optimisation des processus grâce au SIRH

Comme tout projet informatique, il est primordial de définir correctement le cadrage de la nouvelle solution SIRH. Il faudra opter une réflexion globale plutôt que “brique par brique.”  Il est recommandé d’avoir une vision globale dès le départ, avec une approche exhaustive des processus impactés et des différents modules possibles pour adresser les besoins plutôt qu’un déploiement par brique. Le risque ? Ne pas anticiper les imbrications entre les différents processus nécessitant à terme des développements supplémentaires.

Le choix du partenaire SIRH

Il est clé de bien s’entourer quand on déploie un SIRH. L’outil en tant que tel est primordial, il faut donc être vigilant sur certains points et prestations : flexibilité en fonction des organisations, mise à disposition de tableaux de bord, outils de simulation, automatisation des tâches, etc… Les équipes de déploiement du prestataire doivent aussi être en phase avec votre culture projet : agilité, orientation user… L’idée est de mettre toutes les chances de votre côté pour anticiper un déploiement réussi : le tandem “outil-équipe” est donc à appréhender en amont.

Formation et accompagnement du changement des collaborateurs

Un changement d’outil nécessite un accompagnement des utilisateurs. Pour cela, il faut garder en tête qu’une mise en production ne signifie pas la fin du projet. Il faut anticiper les leviers possibles d’accompagnement du changement afin d’éviter que les salariés ne s’approprient pas l’outil ou n’en comprennent pas le sens. Dès le début du projet, embarquez-les avec de la communication sur le futur outil, en expliquant bien le sens et les bénéfices. Des key users doivent absolument faire partie de l’équipe projet pour bâtir une solution en phase avec les attentes du terrain. Ensuite, formez-les en amont, écoutez leurs retours et co-construisez une formation adéquate : ils seront les premiers relais pour cascader la formation auprès de l’ensemble des salariés.

Quoi qu’il en soit, il reste compliqué de trouver une solution clé-en-main qui répond immédiatement à tous les besoins. Ceux-ci évoluent avec le temps et les données RH sont évolutives par essence exigeant, ainsi, une grande agilité du partenaire. C’est pourquoi, il est important de choisir une approche qui rejoint la vision RH de votre entreprise et offre une grande modularité.

FAQ - SIRH

Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?

La mise en place d’un SIRH dans une entreprise demande beaucoup de préparation. Mais une fois mis en œuvre, votre SIRH sera un gain de temps et d’efficacité. C’est pourquoi, la rédaction d’un cahier des charges est une étape nécessaire et inévitable. Il va conditionner le choix de la solution et les réponses que pourront apporter les éditeurs de logiciels RH. Plus votre cahier des charges sera précis sur vos attentes, plus vous aurez de chance d’acquérir une solution adaptée à vos besoins. Il ne faut donc pas négliger cette étape et passer le temps nécessaire à la rédaction de celui-ci.

En savoir plus sur comment rédiger votre cahier des charges SIRH.

Comment choisir son SIRH ?

Choisir un SIRH peut s’avérer compliqué au vu du nombre d’acteurs présents sur le marché. Après avoir défini vos besoins, mobiliser une équipe dédiée à ce projet, rédiger un cahier des charges SIRH et comparer les solutions et les éditeurs existants sur le marché, vous devez analyser le produit et le service. Le logiciel SIRH doit être fluide et ergonomique, et correspondre aux besoins et aux fonctionnalités que vous avez lister dans votre cahier des charges. Il doit pouvoir s’interfacer avec les outils que vous avez déjà en place dans votre entreprise. Et enfin, le service avant, pendant et après-vente doit être de qualité (bonne communication avec votre interlocuteur, garantie de maintenance et de mise à jour, accompagnement, expertise métier, etc.).

Quel mode d’acquisition choisir pour son SIRH ?

Le mode d’acquisition que vous choisirez dépendra de vos besoins et du mode de fonctionnement de votre entreprise. Vous devez prendre en compte :

Votre budget : En mode Saas, vous payez un abonnement incluant le prix des montées de version, ce qui évite des coûts d’acquisition importants lors du lancement de votre projet SIRH. En mode licence, vous achetez votre logiciel SIRH. Cela signifie un investissement lors de l’acquisition, mais un coût moindre sur le long terme. Comptez toutefois des coûts supplémentaires pour les montées de version.

Fonctionnalités : les possibilités de personnalisation peuvent varier selon le mode d’acquisition choisi. Définissez bien vos besoins en amont afin de vous diriger vers le mode d’acquisition qui vous correspondra le mieux.

La sécurité de vos données : si la politique de sécurité de vos données vous oblige à les stocker sur un serveur interne, alors choisissez le mode licence. Si votre organisation accepte que l’éditeur stocke vos données sur ses propres serveurs, alors vous pouvez opter pour une acquisition en mode SaaS.

Combien coûte un SIRH ?

Le coût d’un logiciel SIRH dépend de nombreux facteurs : le mode d’acquisition (SaaS versus Licence), le coût de l’implémentation de la solution, la personnalisation, la complexité et de la spécificité de votre projet, les fonctionnalités dont vous avez besoin, le nombre de salariés dans votre entreprise, etc.  Généralement, dans le cadre d’une solution SaaS, la solution est proposée pour une duré de 3 ans avec une partie sur l’abonnement et une partie sur l’implémentation de l’outil.