[Webinar] Comment rédiger votre cahier des charges SIRH ?

  • De Dan Jayes
  • Le 12 janvier 2021

Vous souhaitez mettre en place un projet SIRH ? Mais par où commencer ? Comment bien avancer et rédiger correctement votre cahier des charges SIRH ? Un SIRH bien pensé doit être en adéquation avec la stratégie de votre entreprise pour accompagner le développement de votre organisation. Son déploiement vous permet de structurer votre stratégie RH, tout en maîtrisant vos processus clés et en gagnant en efficacité.

Comment réussir votre cahier des charges SIRH ?

Foederis vous propose un webinar autour des problématiques suivantes :

  • Quelles sont les bonnes pratiques et étapes clés pour bien préparer et mener votre projet ?
  • Comment définir et structurer votre démarche quant aux besoins techniques, fonctionnels et organisationnels ?

Découvrez les réponses à vos questions le 04/02 à 10h. Nos experts vous donneront les clés pour bien cadrer votre projet SIRH à travers des cas pratiques.

Regardez le webinar en replay :

Replay webinar cahier des charges SIRH

L’analyse du besoin : bien préparer votre cahier des charges SIRH

Il vaut mieux prévenir que guérir. Cette expression prend tout son sens dans le contexte d’un projet SIRH. La préparation et l’anticipation sont clés pour l’aboutissement d’un projet réussi (le choix et mise en place conséquente d’une solution adéquate).  La première question à se poser est autant basique que critique : pourquoi mettre en place un SIRH ? La définition et l’analyse du besoin est ainsi l’étape déterminante. Il faut d’abord se poser des questions stratégiques afin de savoir quoi mettre dans son SIRH (paie, talent, temps, frais). Pour bien identifier et analyser les besoins, il existe une méthode qui fonctionne bien : la méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?).

Cette réflexion se doit d’être exhaustive. Que cela soit au niveau de la paie, de la gestion des talents ou de la gestion du recrutement, de la gestion des temps ou bien des notes de frais, il est important de :

  • Bien identifier les besoins en travaillant avec l’ensemble des bénéficiaires (l’équipe RH, la direction générale, la DSI, les métiers…).
  • Formaliser l’ensemble des procédures à dématérialiser. Il faudra surtout prendre en compte les besoins fonctionnels, organisationnels et techniques.
  • Formaliser un planning et / ou fixer un ordre prioritaire pour structurer vos besoins. Par exemple, priorité 1 = la paie, priorité 2 = la formation,
  • Impliquer la DSI, qui doit être partie prenante, mais pas le seul décideur (par exemple : la DSI peut vous aiguiller au niveau de l’hébergement de la solution).
  • Penser dès le début à la communication et à l’accompagnement au changement.

 

Rédiger et définir le mode projet : passez à l’action !

Il est nécessaire de rédiger un cahier des charges pour encadrer tout type de projet. Ce document fait office de recueil de l’ensemble des fonctions que devra couvrir la solution à l’issue du projet, ainsi que ses précisions techniques et les besoins auxquels elle devra répondre. Pour cela, il faut passer par différentes étapes, telles que :

  • La définition de l’équipe projet
  • La formalisation du besoin, l’outil doit être au service des processus RH
  • Construction du plan de communication
  • Élaboration d’un cadre de réponse

Cahier des charges et gestion de projet SIRH

  • L’équipe: Si vous n’avez pas une équipe suffisamment dimensionnée pour gérer le projet, si par exemple le chef de projet tombe malade, le projet risque de prendre beaucoup de retard et nécessitera probablement l’intervention d’un cabinet extérieur pour vous accompagner. Néanmoins, cette option à un certain coût.
  • Le temps: Il faut prioriser les besoins et mettre les équipes et ressources en fonction
  • La définition du besoin : Il est recommandé de faire appel à l’ensemble des utilisateurs finaux, de faire des « benchmark » ou faire intervenir les éditeurs au préalable afin de cibler le périmètre fonctionnel
  • La communication : en amont, auprès des managers, l’équipe RH, direction générale
  • Accompagner le changement : La dématérialisation et les avancées technologiques ne sont pas facilement accessibles par tous les collaborateurs, il faudra donc les prévenir à l’avance de la mise en place de ces outils et les accompagner dans ces nouveaux processus.

Cahier charges SIRH
En bref la rédaction d’un cahier des charges SIRH c’est :

  • Un engagement à tous les niveaux de la structure
  • Une identification précise des besoins actuels et des besoins futurs
  • Une communication adaptée
  • Une prise de temps suffisante afin d’analyser les réponses
  • Des demandes de maquette des besoins auprès des différents prestataires
  • Un accompagnement au changement

Analyser les offres : pas si simple !

Avant d’envoyer votre cahier des charges à différents prestataires, il est nécessaire de prendre le temps de créer une grille de réponse afin d’uniformiser l’ensemble des retours que vous allez recevoir.

Gain de temps, gain d’argent, il ne faut pas passer outre si vous voulez être productif !

En parallèle, il est conseillé de demander aux divers éditeurs de vous créer un scénario de démonstration en lien avec vos besoins et votre secteur d’activité. Vous avez également la possibilité de demander des références clients afin d’échanger avec des collaborateurs qui utilisent déjà la solution et qui peuvent vous apporter leur témoignage.

Ensuite, il est nécessaire d’analyser la méthodologie projet afin qu’elle soit en concordance avec vos équipes. De plus, il sera indispensable d’adhérer à une vision sur le long terme (exemple : la mise en place d’un outil GPEC, qui au fil des années, vous permettra de faire le patrimoine des compétences de vos collaborateurs) .

Précision très importante et à ne pas négliger, pensez à valider la santé financière de votre entreprise avant de se lancer dans un tel projet ! Mais également du côté de l’éditeur, de telle sorte que vous vous ne vous retrouvez pas la tête sous l’eau, si l’éditeur met la clé sous la porte du jour au lendemain.

Pour finir, réfléchissez conformité au RGPD ! Renseignez-vous auprès de l’éditeur s’il est en règle avec la nouvelle réforme sur le Règlement générale sur la Protection des Données.

Informations supplémentaires

Pour toute demande de renseignements complémentaires, contactez Nathalie Audrain :
nathalie.audrain@foederis.com
04 72 18 76 80