GPEC : la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Les compétences deviennent le mot clé par excellence pour toute entreprise et un enjeu majeur pour les directions des ressources humaines. Pour réussir son développement, les entreprises doivent trouver l’équilibre entre les compétences de leurs salariés et les compétences requises à court, moyen et long terme.

La GPEC – la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences – s’inscrit ainsi comme une stratégie managériale à part entière. Cette démarche est destinée à garantir le succès des entreprises sur le plan stratégique.

Gestion des emplois et des compétences

Définition de la GPEC

Depuis la loi Borloo datant de 2005, les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation de mettre en place une GPEC. Tout d’abord, voici une définition de la GPEC. Premièrement, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est un procédé de gestion RH visant à harmoniser, à court et moyen termes les emplois, les effectifs et les compétences.

De plus, elle permet d’analyser les obligations imposées par l’environnement et les choix stratégiques de l’entreprise, à mettre en œuvre, pour relever au mieux les défis de demain. Effectivement, pour garantir la pérennité de l’entreprise, la démarche GPEC est véritablement au cœur des défis puisqu’elle répond à une question clé :

« Comment s’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment ? »

La GPEC doit assimiler l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise afin de rassembler les équipes autour de ces changements et de les motiver pour créer une dynamique globale. En outre, elle permet d’appréhender, individuellement ou collectivement, les questions de compétences et d’emploi des collaborateurs afin de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de tous les acteurs concernés.

Pourquoi mettre en place une GPEC dans son entreprise ?

Aujourd’hui, il est clair que nous vivons une période de transformation numérique et culturelle très importante où tout évolue très vite. Il est ainsi critique que les entreprises anticipent ces évolutions dans leurs métiers et leur organisation pour rester agile. La GPEC joue un rôle déterminant pour analyser les forces et les faiblesses de l’entreprise et anticiper l’émergence de nouveaux métiers.

Toutes les entreprises ne mettent pas en place une GPEC pour les mêmes raisons. Cela va dépondre de leur culture d’entreprise, de leur secteur d’activité de leurs besoins technologiques. Les attentes ne seront pas les mêmes. Souvent dans la démarche GPEC, on va regarder ce que fait le collaborateur pour construire le référentiel.  Mais dans un secteur concurrentiel et très évolutif, le rôle de la GPEC ne sera pas d’observer, mais bien de prévoir les besoins en compétences de demain.

Dans une entreprise, plusieurs enjeux découlent de la GPEC.

Le premier répond à des enjeux humains :

  • Anticiper les départs à la retraite grâce à un outil comme une pyramide des âges
  • Optimiser les processus de recrutement
  • Motiver les collaborateurs en valorisant leurs compétences et en leur proposant un accompagnement spécifique quant à leurs projets professionnels
  • Favoriser la mobilité en interne
  • Ajuster les emplois par rapport aux évolutions de métier

Le second est en lien avec les enjeux organisationnels :

  • Avoir une meilleure organisation en interne afin d’améliorer les conditions de travail des salariés
  • Réduire les difficultés de transmission des savoirs et savoir-faire afin de ne pas perdre les compétences clés de l’entreprise

Et enfin le dernier répond à des enjeux économiques :

  • Développer une activité économique structurelle
  • Mettre en avant la valeur ajoutée de l’entreprise sur le marché grâce aux évolutions cohérentes des métiers
Objectifs de la GPEC

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La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Au-delà d’une démarche purement RH, pour réussir votre stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, il faudra considérer toutes les parties prenantes de la GPEC. Effectivement, plusieurs acteurs sont concernés. Les principaux acteurs de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences sont :

  • La direction et le service RH : acteur clés qui pilotent le projet et qui déterminent les référentiels de compétences
  • Les managers : ils s’appuient sur la stratégie de l’entreprise afin de définir les besoins en ressources
  • Les délégués du personnel : ils permettent d’aider à déterminer les mesures d’accompagnement à mettre en œuvre
  • Les collaborateurs : ils sont totalement impliqués dans cette démarche car ils sont les principaux concernés

La mise en place de la GPEC

Mise en place GPEC

Pour mettre en place une démarche GPEC, il faut passer par plusieurs étapes :

  1. Établir un diagnostic détaillé de la situation actuelle et future de l’entreprise

La mise en œuvre d’une GPEC passe nécessairement par l’élaboration d’une revue sur l’existant concernant les métiers, les compétences et les profils de collaborateurs.

Le but étant de faire un état des lieux des besoins en termes d’emplois et compétences pour orienter au mieux les décisions stratégiques de l’entreprise.

  1. Réaliser un plan d’action RH

Une fois le diagnostic réalisé, il sera ainsi possible de mesurer l’écart entre les compétences détenues par les collaborateurs et celles qui sont attendues pour les postes de demain. Cela demandera donc de planifier les actions de réalisation en se fixant des échéances bien précises, ainsi que créer des outils concrets pour cette mise en œuvre.

  1. Renforcer l’investissement de tous les acteurs de l’entreprise

 En tant que salarié

Je visualise les compétences attendues sur mon poste afin d’être par la suite évalué(e) sur celles-ci.
Je peux également suivre l’évolution de mes propres compétences grâce aux formations que j’ai effectué et aux entretiens que j’ai passé.

En tant que manager 

Je participe à la construction des fiches de poste de mon équipe.
J’accède au patrimoine de compétences de mes collaborateurs.
Je vérifie que les compétences de chaque collaborateur sont en adéquation avec les besoins de son poste.

En tant que responsable des ressources humaines :

Je repère les opportunités de mobilité en interne.
J’anticipe les besoins de nouvelles compétences et je prépare les campagnes de recrutement.
Je construis un plan de formation au regard des besoins des collaborateurs et de l’entreprise.

Quels sont les avantages d'une GPEC ?

Les avantages de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences sont multiples. Ils concernent à la fois l’entreprise mais également les salariés. La GPEC est effectivement un outil puissant qui est au service des salariés et de l’entreprise.

Effectivement, elle permet de :

  • Garantir la pérennité de l’entreprise en optimisant l’adéquation entre compétences et besoins stratégiques
  • Anticiper les évolutions socio-économiques, organisationnelles et technologiques
  • Adapter les compétences des collaborateurs pour faire face aux différentes mutations
  • Établir un patrimoine de compétences de ses équipes afin de gérer la mobilité interne
  • Rester compétitif face à la concurrence
  • Mettre le salarié au cœur des préoccupations
  • Accompagner les collaborateurs dans leur projet professionnel
  • Motiver les collaborateurs et avoir une meilleure ambiance de travail
  • Développer l’employabilité des salariés
Avantages et limites GPEC

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Quelles sont les risques d’une GPEC ?

La mise en place d’une GPEC n’est jamais simple. C’est une démarche couteuse qui demande l’intervention et la disponibilité de différents acteurs.  On retrouve très souvent les mêmes raisons qui peuvent faire qu’une GPEC ne réussit pas. La première étape de la mise en place d’une GPEC est en lien direct avec la vision stratégique de la société. Si les deux ne sont pas reliées, il y a de grandes chances pour qu’au bout d’un moment, le projet tombe à l’eau. Les dirigeants n’y retrouveront effectivement pas les aspects stratégiques dont ils ont besoin si l’alignement n’est pas assuré et piloté durant le projet. Voici quelques autres limites et risques à anticiper avant de vous lancer.

Une démarche GPEC trop RH

Il est important de construire cette démarche avec les différents acteurs de votre entreprise. Pour que vos équipes adhèrent à votre politique de GPEC et que les collaborateurs puissent se projeter, il est important que vos référentiels reflètent la réalité du terrain. Les outils mis en place doivent aussi être efficaces et servir également l’opérationnel.

Une GPEC trop complexe

Il faudra surtout éviter les « usines à gaz » et ne pas donner trop de place à la démarche instrumentale. Attention lorsqu’on fait appel à des cabinets spécialisés pour construire son référentiel, certains sont bons et d’autres beaucoup moins. N’oubliez pas également que la GPEC n’est pas une fin en soi. Il s’agit bien d’un moyen d’atteindre les objectifs stratégiques que vous vous êtes fixés en amont.

Une GPEC sans plan de communication

La GPEC est souvent associée à la notion de plan social. Et là encore, avec la meilleure volonté du monde, sans une communication efficace au niveau des collaborateurs, ce genre d’amalgame peut faire capoter une GPEC. Il est nécessaire de définir un plan de communication pour expliquer clairement les objectifs pour embarquer toutes les parties prenantes (équipes RH, managers, collaborateurs, le CE…).

Une GPEC sans encadrement

La GPEC est un cycle, mais ne doit pas non plus devenir une obsession. Il faut savoir prendre son temps, tout en l’articulant avec le cycle de développement de la société. Par ailleurs, bien trop souvent, l’emploi et le quantitatif sont privilégiés au détriment de la compétence et du qualitatif.

Une GPEC trop spécifique ou générique

Dernièrement, il est important d’avoir à l’esprit que l’objectif peut être de développer la transférabilité. Ainsi si vous allez trop loin dans la constitution de votre référentiel, vous risquez d’aller sur du trop spécifique. A l’inverse, avec des compétences trop génériques, tout le monde peut tout faire. Un outil de gestion des talents doit vous permettre de vérifier cela.

GPEC risques et limites

La crise du Covid-19 va-t-elle changer la GPEC ?

Depuis mars 2020, nos organisations et habitudes de travail ont été bouleversé par l’arrivée du Covid19. Effectivement, nous sommes passés de 2% à 40% de télétravail dans l’espace de 48 heures. Ce changement va changer le management de façon radicale et les compétences dont nous aurons besoin ne seront pas les mêmes. Il va falloir développer certains Softs Skills ou Mad Skills ainsi que les compétences digitales. Par exemple, comment se connecter à une réunion à distance et organiser un évènement digital.  C’est indispensable de former les équipes à ses nouveaux softs skills et compétences digitales. Il est aussi nécessaire de réfléchir aux compétences dont on a besoin puisque le management va radicalement changer. Effectivement, il est complètement différent de manager en présentiel et à distance. La GPEC doit adapter en conséquence.

Depuis l’arrivée du Covid19 et la mise en place massive du télétravail, nous assistons également à une révolution de la formation.  Cette tendance doit aider l’entreprise à développer les compétences dont elle a besoin. Avec le télétravail on assiste à une augmentation des formations en digital, avec notamment des formats e-learning et webinar. Le défi maintenant est de capitaliser sur ces nouvelles compétences et les éventuellement intégrant dans les référentiels et fiches de postes.

Pour conclure, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences joue un rôle essentiel pour déterminer les forces et faiblesses de l’entreprise. Il est déterminant d’anticiper l’émergence des nouveaux métiers. Les entreprises se doivent d’accroitre les compétences de leurs collaborateurs. Elles doivent être en mesure de fournir des référentiels efficients, de déterminer le patrimoine de compétences des collaborateurs et fournir des indicateurs d’analyse performants.