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Le plan de formation

La formation continue est un droit pour tous les salariés durant leur vie professionnelle. Différents dispositifs existent afin de leur permettre de maintenir ou de développer leurs compétences : CPF, VAE, bilan de compétences… Le plan de formation, maintenant appelé plan de développement des compétences, en fait partie et est à l’initiative de l’employeur. Décryptage de cet outil RH pivot dans la gestion des compétences et des talents en entreprise.

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Le plan de formation regroupe l’ensemble des actions et des mesures de formation retenues par l’employeur en phase avec la stratégie de l’entreprise et les projets de développement. La loi n’oblige pas l’employeur à le mettre en place, mais il y est fortement incité au regard de l’accélération des évolutions économiques et technologiques. Il existe deux typologies d’action de formation :

D’une part, les « actions de formation obligatoires » qui regroupent les formations nécessaires à la réalisation de la fonction actuelle du salarié. Elles peuvent aussi correspondre à une évolution prévue ou à une modification de son poste dans le cadre du contrat de travail.
D’autre part, les « autres actions de formation, dites non obligatoires » consistent à acquérir des compétences que le salarié n’utilise pas forcément s’il reste à son poste. Nous parlons ainsi des connaissances qui lui permettront d’obtenir une évolution professionnelle au sein ou en dehors de l’entreprise.

Le plan de formation peut également prévoir d’autres types d’actions de développement :

Le bilan de compétences : il permet d’analyser les aptitudes, les compétences personnelles et professionnelles et les motivations d’une personne afin de l’aider à construire un projet professionnel ou un projet de formation.
La validation des acquis de l’expérience (VAE) : il s’agit d’un dispositif qui reconnait les compétences professionnelles du salarié acquises au cours de ses années d’activité

Le rôle-clé du plan de formation dans la gestion des ressources humaines

Un levier stratégique pour le développement de l’entreprise

Le plan de formation et plus généralement un politique RH promouvant « la formation » est un levier de développement commercial pour l’entreprise. Effectivement, cela permet à chaque organisation de miser sur les compétences nécessaires et sur mesure pour faire face aux évolutions techniques et organisationnelles. Un autre avantage clé : satisfaire à l’obligation d’adapter les compétences des salariés à leur poste et leur emploi. Par ailleurs, ces politiques peuvent participer à la création d’un climat social favorable et impacter positivement la motivation des salariés.

Le plan de formation : un outil central des politiques RH

L’équipe RH mise sur le plan de formation dans un objectif de développement RH. Il facilite les ambitions de l’entreprise et de l’équipe dans la gestion du patrimoine des compétences. Voici 8 missions RH à retenir :
- Disposer d’une vision globale de toutes les formations à venir et en phase avec la politique d’entreprise.
- Gérer de façon opérationnelle le développement et l’adaptation des compétences des salariés aux évolutions métiers.
- Mettre en exergue les besoins de compétences et y remédier avec des actions de formation ciblées.
- Recueillir tous les besoins de formation des collaborateurs pour les mettre en perspective des enjeux de l’organisation et du budget à disposition.
- Centraliser les besoins de compétences de l’entreprise, dites stratégiques, pour en faire des actions prioritaires en fonction des objectifs business.
- Définir clairement les besoins de l’entreprise en termes de compétences et les relier aux savoirs, savoir-faire et savoir-être actuels des salariés.
- Analyser les postes, profils et individus exigeant un investissement en formation.
- Piloter les informations indispensables à la réalisation d’une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

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Les obligations légales du plan de formation

Les droits et les devoirs de l’entreprise

Le plan de formation découle de l’obligation des employeurs à former les salariés de l’entreprise. Les objectifs étant d’assurer leur adaptation au poste de travail, de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi puis, de développer leurs compétences.

Les droits et les devoirs du salarié

Le salarié ne peut pas s’opposer à la décision de l’employeur de le réintégrer à son poste de travail avant la fin de la formation. En contrepartie, la rémunération est maintenue. Puis, les frais de la formation sont totalement à la charge de l’entreprise et les frais annexes sont également pris en charge (frais de transport, hébergement…). Enfin, si la formation se déroule en dehors des heures de travail et selon certaines conditions, une allocation d’un montant égal à 50% de la rémunération nette lui est versée.

Quelles sont les sources de financement possibles ?

Les entreprises participent au financement de la formation professionnelle en consacrant un pourcentage minimum de leur masse salariale à des actions de formation. Le financement prend la forme d’une contribution unique, collectée par un seul organisme, l’opérateur de compétences, appelé OPCO (ex-OPCA).

Quelles actions de formation sont financées ?

Pour être financée par un OPCO, une action de formation doit répondre à 3 critères fondamentaux… Pour commencer, les objectifs professionnels doivent être définis dans le cadre d’un parcours de formation ; le programme de formation doit être facilement accessible et lisible (l’intitulé et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation). Enfin, il doit exister une modalité d’évaluation.

Comment construire un plan de formation ?

La construction du plan de formation se déroule en 4 étapes clés :

Définition des grandes orientations stratégiques de l’entreprise.
Identification des besoins de formation :
- Collectifs pour préparer les mutations identifiées (phase 1)
- Individuels via la consultation des salariés sur leurs besoins en compétences, notamment pendant les entretiens individuels ou professionnels.
Réalisation d’un plan de mise en œuvre et du budget alloué : il faut veiller à bien cadrer les moyens en termes d’actions de formation et d’organisation.
Consultation du CSE avant de communiquer la démarche auprès de vos salariés. En effet, ces derniers sont les principaux acteurs du plan de formation, autant les faire adhérer au projet le plus tôt possible !

À terme, il peut être pertinent d’évaluer les résultats du plan de formation en faisant un bilan annuel complet (taux de participation, satisfaction, retours managers et collaborateurs…) afin de l’ajuster au besoin.

Exemple de contenu d'un plan de formation

Le contenu d’un plan de formation est dense et dépendra également du contexte de chaque organisation.

Certaines informations doivent y apparaitre :

Les informations précises concernant la politique d’entreprise et les stratégies à venir.
Toutes les informations nécessaires à la mise en place et au bon déroulement du projet de formation.
Les différentes typologies de formation à mettre en place et l’ordre des priorités : l’adaptation au poste, l’évolution ou maintien dans l’emploi ou encore, le développement des compétences.

Du plan de formation au plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences a succédé au plan de formation depuis le 1er janvier 2019 (article 8 de la loi du 05/09/2018). La loi souhaite donner une vision plus stratégique des compétences au sein des entreprises.

Les 3 grands changements du plan de formation issus de la loi Avenir

Dans un souci de simplification, la dénomination des formations est réduite : les actions de formation de manière générale, le bilan de compétences et la VAE. L’action de formation est désormais définie par le Code du travail comme « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ». Il s’agit d’assurer l’adaptation du salarié, le développement de ses compétences et l’obtention d’une qualification plus élevée. L’objectif doit donc viser des compétences identifiables et mesurables.

Les formations à distance peuvent maintenant être financées à condition de procurer une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le salarié ainsi que les informations nécessaires sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne. Pour finir, une évaluation doit jalonner le parcours ou le conclure.

Le plan de formation à l’ère du digital

En tant qu’outil stratégique, le plan de formation doit être piloté avec agilité en s’appuyant sur des outils digitaux performants. Un logiciel de gestion de la formation a l’avantage d’offrir une vision exhaustive des compétences au sein de l’organisation. Il permet de mutualiser les données RH afin de répondre au mieux aux attentes salariales et aux besoins prioritaires de l’entreprise.
Les 9 bénéfices clés d’un plan de formation digitalisé
- Le recueil de besoins auprès des collaborateurs est simplifié grâce aux données RH recueillies et agglomérées lors des entretiens individuels ou professionnels notamment.
- Il est possible de générer automatiquement les besoins et les demandes de formation, individuels comme collectifs, provenant de tous les processus RH.
- La gestion du plan de formation se fait de manière plus individualisée grâce à l’implication des managers : ils peuvent déterminer les besoins de formation de leurs collaborateurs, recueillir les demandes de formation formulées par les équipes ou encore consulter l’historique des formations réalisées.
- La priorisation des besoins et la validation du plan, notamment budgétaire, se font de manière plus éclairée car toutes les informations sont explicites et partagées au sein de l’outil.
- Le plan de formation devient un vrai projet collaboratif au service des compétences grâce à une communication fluide entre RH et managers au sein du système : les managers peuvent faire leurs retours puis, les RH centralisent l’ensemble du processus de validation des formations.
- Un plan de formation digitalisé se met au service des objectifs commerciaux de l’entreprise grâce à une vision globale des données RH et leur suivi.
- La gestion administrative et budgétaire est simplifiée grâce à une simulation des plannings des sessions à venir et un suivi automatique des participants et des coûts associés.
- La mise à jour des dispositifs légaux est automatique : un gain de temps considérable pour les équipes RH.
- Une meilleure gestion et communication du plan de formation valorisent la marque employeur grâce à une expérience collaborateur plus positive : des politiques RH plus accessibles, transparentes et orientées compétences participent à l’attractivité des candidats et leur rétention au sein de l’entreprise.