Comment préparer la mise en place du travail hybride ? La crise sanitaire a rendu le télétravail incontournable. Fin 2021, 38% des salariés dans les entreprises d’au moins 10 salariés télétravaillaient*. Pour autant, le retour au présentiel, même partiel, est une attente forte. L’organisation hybride qui se met doucement en place soulève l’épineuse question du bureau de demain : pourquoi et comment revenir ? Quels sont les bénéfices d’une approche hybride du travail pour les équipes ? Après deux ans en mode improvisé, l’enjeu est de structurer un fonctionnement viable et efficace. Voici les tendances et bonnes pratiques pour bien vivre “l’hybridation” de votre environnement de travail.
Travail hybride : une envolée au sein des organisations… malgré certains défis
Le travail hybride traduit une organisation où l’employé est plus autonome dans son travail. Il partage son temps entre le bureau et la maison (ou tout autre lieu), avec, généralement, des horaires plus souples. Cette approche flexible est largement plébiscitée. 82% des salariés souhaitent l’adopter, et 63% des dirigeants pensent qu’elle va continuer à se développer*.
Pour autant, le retour d’expérience des salariés révèle quelques défis organisationnels. 56% d’entre eux estiment que leur entreprise est insuffisamment adaptée pour le travail hybride (versus 80% des dirigeants*). Le point névralgique de ce changement est d’abord la réorganisation des espaces. Ces derniers doivent être modulables en fonction des usages et des nouvelles pratiques.
Puis, d’un point de vue culturel, cela nécessite d’accompagner le changement de postures et le développement de nouvelles habitudes de travail : réservation des postes de travail, “clean desk”, approche plus collaborative, fin du micro-management… Malgré cela, 63% des dirigeants pensent que l’organisation hybride va continuer à se développer* ! Une intuition confirmée par les chiffres : les demandes d’espaces flexibles ont enregistré une croissance de 23 % en 2021*. Cette tendance n’est pas une surprise car le taux d’occupation des bureaux est en baisse depuis 2020 : en moyenne il atteint seulement 60%.
Travail hybride : le difficile équilibre entre confidentialité et convivialité
Si le mode hybride est en vogue, certains points d’attention doivent être pris en compte. D’abord, celui du bruit. Près de 60% des actifs/actives, tous secteurs confondus, se disent gênés par le bruit sur leur lieu de travail. Pour être plus performants lorsqu’ils sont sur site, les salariés veulent disposer d’un bureau individuel ou de coins isolés. Ces aménagements permettraient de se concentrer ou de passer des appels téléphoniques (37%). Camille Rabineau, experte en aménagement des espaces de travail corrobore : « L’aménagement du travail hybride avec ses multiples réunions en visio se traduit d’abord par la multiplication des bulles, isoloirs, cloisons et cabines téléphoniques au bureau ».
Paradoxalement, les salariés souhaitent, tout autant ou presque, disposer d’espaces de convivialité ou de lieux de rencontre pour leurs échanges informels (33%). En filigrane, on lit un besoin de retour à la convivialité et aux moments collectifs. Rappelons que, durant la crise sanitaire, 45 % des salariés* souffraient d’un manque d’échanges avec leurs collègues. Pour conjuguer ces deux attentes, le travail hybride doit se traduire par la mise en place d’espaces variés. Moins cloisonnés, ils doivent offrir la possibilité de s’adapter en fonction des usages et des tâches de la journée. Par exemple, des espaces réduits pour se réunir, un box isolant pour se concentrer, des salles interactives pour mener des réunions hybrides, des coins conviviaux pour l’informel… Sans oublier la modularité : un coin aménagé qui se transforme en cabine téléphonique ou un bureau qui se transforme en salle de réunion.
Les 5 indispensables pour réussir le pari du travail hybride
En 2022, le mot d’ordre ? Passer de l’adaptation forcée en 2020, à l’anticipation des lieux pour les mettre au service de la performance et du bien-être des collaborateurs. Pour cela, il existe cinq facteurs clés de réussite. D’abord, les espaces de travail doivent être co-créés avec les salariés afin de comprendre les usages et répondre à leurs attentes. Le choix des outils, ou, plus largement, le “workspace”, est tout aussi essentiel que la disposition des espaces. Il doit répondre aux enjeux de collaboration, de communication ou encore d’organisation (réservation des salles ou de matériels, congés…). Ces sujets, basiques en apparence, sont indispensables pour des équipes “dispersées” et/ou asynchrones.
Autre aspect clé pour une organisation hybride efficace : le management. Outre les défis de gestion et de leadership, plus complexes en milieu flexible, le manager hybride est le garant de l’égalité de traitement entre les salariés, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Pour cela, il assure l’accessibilité et la transparence des informations, facteurs de l’inclusion à distance. Puis, cette transition organisationnelle passe aussi par un accompagnement au changement des équipes. Acculturation, formation et implication représentent le triptyque favorisant une adoption plus rapide des nouveaux fonctionnements.
L’expérience collaborateur, noyau dur de l’organisation du travail hybride
Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *) :
- Selon une enquête de la DARES de juin 2021
- Enquête Malakoff Humanis, télétravail et travail hybride, février 2022
- Article Faddem, « Aménagement Bureau : Le Flex Office »
- Selon le troisième rapport d’études annuel de la société Instant Group
- Article INRS, « Prévention des nuisances sonores au travail »
- Rapport d’enquête sur les conditions de travail et d’exercice de la responsabilité professionnelle durant le confinement, Ugict-CGT, 2020
