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Qu’est-ce qu’un processus RH ?

Les Ressources Humaines ont gagné ces dernières années en légitimité stratégique. Les dirigeants s’accordent désormais tous à dire que leur capital humain est clé pour réussir. D’autant que devant des événements et crises plus ou moins prévisibles, il faut se montrer flexible, réactif et téméraire. Pour ce faire, les équipes RH doivent être efficaces et bien outillées pour recruter et fidéliser les talents. C’est tout l’intérêt d’avoir des processus RH réfléchis, clairs et fluides. De leur identification à leur optimisation, sans oublier bien sûr leur automatisation : nous espérons qu’à la fin de votre lecture, ils n’auront plus de secret pour vous.

À quoi servent les processus RH ?

Les processus RH ne sont rien d’autre que l’ensemble des actions et outils à disposition des équipes RH. Ils participent ainsi à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise par le recrutement et la fidélisation des collaborateurs. Ces outils sont un moyen de garantir la bonne santé et la dynamique du capital humain. Les identifier encourage la direction et les collaborateurs à prendre de la hauteur quant à l’expérience proposée. Et cela aide également à bien définir les rôles de chacun, notamment entre les équipes de management et les RH. Autrement dit, les processus RH sont à voir comme un outil de performance pour les entreprises, à questionner et optimiser en continu.

Pourquoi les processus RH servent la marque employeur ?

Les candidats comme les collaborateurs sont devenus exigeants. Ils souhaitent se voir proposer une expérience mémorable où ils sont désirés et valorisés. C’est tout l’intérêt de la marque employeur : trouver des façons de se démarquer des concurrents. En parcourant attentivement le parcours proposé, il est possible de traiter les points de friction de façon positive. Les valeurs se retrouvent incarnées dans ces services et les preuves. La relation avec les salariés peut être plus continue. Autrement dit, à l’heure de la pénurie des talents, les processus RH sont un levier intéressant pour marquer les esprits.

Quels sont les différents processus RH ?

Chaque entreprise aura des processus RH différents et propres. Ils suivent néanmoins naturellement le parcours d’un collaborateur. On en retrouve ainsi à toutes les étapes clés de la vie en entreprise : recrutement, onboarding, suivi et fin de contrat.

Certains sont devenus des incontournables pour les employeurs. Rédaction de l’offre d’emploi idéale, dispositifs de mise en relation ou encore parcours d’évaluation des candidatures. Ils aident à gagner en efficacité et fluidité. Du côté de l’intégration, l’accent sera mis sur l’humain et l’accompagnement : welcome kit, parrainage, présentation de l’entreprise… Dans la gestion des collaborateurs, l’automatisation et la digitalisation rendent l’expérience plus simple. Les employeurs peuvent proposer un modèle d’entretien d’évaluation, ou des tableaux de suivi des formations. Enfin, pour le départ d’un collaborateur, les dernières impressions pourront être soignées. Grâce par exemple à un partage automatique des documents officiels, l’intégration dans un réseau d’anciens ou un questionnaire d’évaluation de l’expérience.

Rendre ces moments mémorables et qualitatifs est un enjeu fort pour les entreprises. Dans un contexte pénurique, il est en effet clé de marquer les esprits. Grâce à l’optimisation des process RH, chacune de ces étapes est repensée dans une logique de performance et de différenciation.

Comment définir ses processus RH ?

Définir ses processus RH est un travail méthodique : cela demande de revenir sur ses habitudes pour les analyser. Pour le faire efficacement, il est recommandé d’impliquer un maximum de collaborateurs en amont. L’objectif est de profiter de les avoir à portée de main pour les interroger sur leurs modes de fonctionnement. Ce sont des informations précieuses, qui permettent de comprendre en profondeur les tenants et aboutissants des actions engagées. Sans cela, il sera plus difficile de dresser un panorama complet des processus RH. C’est par ailleurs un excellent moyen de communiquer sur le rôle et les missions des équipes RH. La déconstruction de ces méthodes peut faire peur puisqu’elle peut très vite paraître chronophage et multi-dimensionnelle. Il peut alors être intéressant d’utiliser des exercices de design thinking. Cette méthode collaborative aide à engager toutes les parties prenantes pour récolter un maximum d’informations en un temps record.

Vous souhaitez faire le point sur vos processus RH ?

Comment cartographier les processus RH ?

La cartographie des processus RH est une sorte de photographie des modes de fonctionnement de l’entreprise. Elle met en évidence les rôles de chacun dans les moments clés. Il est alors plus facile de comprendre les interactions, dans l’optique de les optimiser.

Cette cartographie se fait en deux temps.

1. Listing des activités et missions qui incombent aux équipes RH

Nous l’avons évoqué précédemment. Convier un maximum de collaborateurs permet de délimiter rapidement le champ d’action et les responsabilités de chacun. Cela valorise le rôle du service RH et son implication tout au long de l’expérience candidat ou collaborateur. Par exemple, les équipes RH interviennent très souvent :

Au moment du recrutement : aide à la formulation des besoins, rédaction des offres, conduction des entretiens, partage de feedback
Pour les tâches administratives : organisation de l’arrivée, gestion des fiches de paie ou des absences, suivi des notes de frais
Pour la gestion des carrières : entretien d’évaluation, plan de mobilité et de formation
Pour fluidifier et optimiser un départ : remplacement, cooptation, réseau d’anciens

2. Référencement des outils et méthodes associés

Une fois cette étape réalisée, il s’agit de référencer tous les processus associés à chacune de ces missions. Pour cela, il peut être intéressant de travailler avec des “personas” et des “cartes d’empathie”. Ces deux outils sont empruntés aux méthodes de design. Ils sont utiles pour se mettre dans la peau des différents acteurs et mieux saisir les motivations et possibles moments de friction. Cette étape a tout intérêt à être collaborative en servant de base de discussion. Par exemple, dans le cadre d’un recrutement, les participants pourront revenir sur leurs automatismes. En détaillant le process (réunions, logiciels, validation), ils montreront leur implication et leur envie de faire évoluer certaines pratiques.

Comment optimiser les processus RH ?

Optimiser ses processus RH c’est faire des économies de temps et d’argent. Pour cela, la cartographie est un bon point de départ. Il est en effet possible, visuellement, de voir ce qui fonctionne bien et, à l’inverse, les points d’amélioration. L’optimisation peut se faire selon deux dimensions.

À un niveau humain et relationnel. Les échanges sont-ils efficaces ? Les objectifs sont-ils clairement identifiés ? Les équipes sont-elles trop sollicitées ? La responsabilité incombe-t-elle à une personne non qualifiée ? Toutes ces questions doivent être abordées et des solutions trouvées.
À un niveau technique et opérationnel. Il est intéressant de se demander si certaines tâches ou processus pourraient être automatisés ou digitalisés. Certaines actions à faible valeur ajoutée épuisent souvent les équipes RH. Il est ainsi intéressant de reprendre chacune des étapes avec cette clé de lecture. D’autant que les leviers peuvent être faciles à mettre en place. Cela peut être un accusé de réception de candidature automatique, un tri des CV via un logiciel, une plateforme unique de demandes de congés ou de reporting de temps. Ces outils sont doublement bénéfiques. Ils permettent aux collaborateurs de mieux vivre ces moments “chronophages” et ils libèrent les équipes RH d’un travail peu motivant.

Que retenir des processus RH ?

Les processus RH sont clés dans la performance des entreprises et ce, pour plusieurs raisons. D’abord parce qu’ils participent à la fluidité et la qualité de l’expérience collaborateur et candidat. Mais aussi parce qu’ils permettent, en étant notamment automatisés, de gagner en performance. En effet, les équipes RH ont plus de temps à consacrer aux sujets de fond, à forte valeur ajoutée. Ainsi, vous pourrez optimiser la mobilisation de vos équipes. Enfin, ils permettent de recadrer et valoriser les missions de chacun et d’aider les collaborateurs à bien travailler ensemble.