Devant un marché de l’emploi sous tension et l’invitation à trouver de nouvelles façons de collaborer notamment du fait de la pandémie, la relation entre manager et managé a été et est encore challengée. La question du feedback y prend évidemment une place particulière. Au cœur de cette transformation, collaboration, écoute, sens et bienveillance sont des leviers de motivation clé pour recruter et fidéliser les talents.
Le principe de réaliser des feedbacks continus attire de plus en plus, face à une remise en cause de l’évaluation annuelle traditionnelle. Découvrez ce concept et les outils qui vous permettront d’intégrer la culture du Feedback pour faire avancer votre entreprise et engager vos collaborateurs.
Qu'est ce qu'un feedback?
Avant toute chose, replaçons le sujet d’un point de vue historique. Le concept de feedback ne date pas d’hier. On peut le voir comme un échange entre plusieurs personnes, où discussion et écoute sont encouragées dans une logique d’amélioration.
En cela, l’expérimentation de Kurt Lewin est très intéressante. Dans son protocole “Les ménagères de Lewin”, il a démontré que l’échange entre pairs avait permis un changement des comportements alimentaires. Celui-ci était plus rapide et intuitif par rapport à un discours argumenté d’autorité, plus ascendant. Se placer au niveau des interlocuteurs, dans une posture de discussion et de collaboration permet de recevoir les critiques plus facilement. Ainsi, il devient plus simple de mettre en place une stratégie d’ajustement.
Dans le milieu professionnel, l’académie militaire West Point a été la première entreprise à se lancer. Cette organisation a systématisé l’entretien annuel d’évaluation dès les années 60.
D’un point de vue étymologique, le terme feedback est très révélateur. Il est à voir comme de la nourriture et doit servir à alimenter les échanges. Il doit également servir à revenir sur des expériences passées pour enclencher une amélioration dans le futur. Il existe aujourd’hui différents types de feedbacks. Ceux-ci peuvent être faits à échelle individuelle mais aussi collective, où un service, voire toute l’entreprise, reçoit des retours sur son travail et son engagement. On appelle également ce type de feedback, les entretiens à 360.
Du feedback annuel au feedback continu
Perçu comme un temps privilégié d’échanges, l’entretien annuel est un moment attendu par les collaborateurs : ils sont 58% à l’apprécier*. Toutefois, il génère aussi de l’appréhension, car sur les 42% le redoutant, 48% expliquent le considérer comme un pic de stress dans l’année*. Il semble donc qu’il soit perfectible pour être mieux vécu et surtout propice à la progression des salariés. Côté RH, pouvoir s’appuyer sur les managers pour prendre le pouls est un point clé. Les retours sont, en effet, factuels et aident à identifier les actions à mettre en œuvre au sein de l’entreprise. Les employeurs sont appelés à toujours plus d’agilité dans leur mode de fonctionnement, ainsi n’avoir qu’un retour annuel sur les performances des collaborateurs semble trop limité.
C’est ainsi que le concept de “feedback continu” est apparu en complément, dans de nombreuses entreprises. En faisant des bilans réguliers, à la fin des projets ou de façon plus informelle au fil de la collaboration, RH comme salariés trouvent un management de proximité, propice à l’amélioration et la performance. D’autant que le feedback continu consiste à mettre plus facilement en avant les forces de chacun via des retours positifs et tournés vers l’avenir. Le salarié est ainsi mis en confiance. Tout comme le manager qui dispose d’outils pour communiquer sur la stratégie de l’entreprise. Il peut ainsi remettre en perspective les projets au fur et à mesure de leur avancée. Plutôt que de s’arrêter à ce qui ne fonctionne pas et de regarder en arrière, l’idée est d’avancer main dans la main.
Comment faire un bon feedback en entreprise : les éléments clés
Créer un cadre pour mieux échanger
Pour faire un bon feedback, il s’agit avant tout de créer un cadre propice à l’échange. Dans ce dernier, la culture d’entreprise est clairement orientée sur la collaboration. Pour ce faire, l’employeur doit aider les managers, mais aussi les salariés à comprendre les tenants et aboutissants. C’est pourquoi il est important de leur apporter des outils et des conseils.
Utiliser la digitalisation à son avantage
La bonne nouvelle ? Il est de plus en plus facile de piloter ces moments grâce à la digitalisation des outils à votre disposition. Il existe des logiciels RH qui s’occupent du processus de feedback. Cela inclut la planification, trame de questionnaire, comptes-rendus, cartographie des postes à pourvoir, reporting personnalisé, etc.
Adopter une fréquence régulière
La question du rythme et de la fréquence des échanges est souvent soulevée par les équipes. Certaines entreprises imposent aux managers de bloquer des créneaux à intervalles réguliers (hebdomadaire, mensuel). D’autres laissent chaque service libre de fixer les rendez-vous en fonction de son actualité. Selon le contexte, les feedbacks peuvent être établis après la livraison d’un projet important, en amont d’une échéance clé ou encore à la demande des collaborateurs.
Définir des objectifs clairs
Dans tous les cas, il est indispensable de porter une attention à bien définir les objectifs de l’entrevue. Que celle-ci soit un bilan, une optimisation, un plan de formation, du recrutement ou encore une révision salariale… Le but est d’aider l’ensemble des parties prenantes à bien préparer ce moment pour le remettre en perspective par rapport à l’entreprise.
Former les collaborateurs
Nous l’avons vu, l’entretien annuel est souvent perçu par les salariés comme un jugement sur le travail effectué. Il peut être intéressant de former les collaborateurs à une posture plus positive. Ainsi, un temps est pleinement accordé à la reconnaissance de la qualité du travail et des forces du profil. Comme tout, la formation peut être un levier puissant pour les managers (bien exprimer les retours, adopter une démarche d’écoute active). Elle est également importante pour les collaborateurs (apprendre à recevoir les remarques, identifier et accepter les leviers d’amélioration).
Rédiger un rapport
Le reporting est aussi important : cela permet notamment de donner une suite à ces échanges. Beaucoup de salariés reprochent en effet à ces entretiens d’être trop peu mobilisés. En formalisant un compte-rendu et en le faisant remonter aux équipes de direction et aux RH, il est alors plus tangible que ceux-ci seront pris en compte pour enclencher des actions. D’autant que cela permet de créer une forme de continuité dans les échanges. À chaque nouvelle échéance, il est possible de revenir sur ce qui avait été formalisé précédemment. Avoir accès à son historique est, en effet, très formateur, aussi bien pour le collaborateur, le manager que les RH.
Devant des entreprises repensant leurs modèles managériaux, la culture du feedback continu est intéressante pour créer des relations collaboratives et agiles entre managers et managés. Pour mettre toutes les chances de son côté, il existe deux préalables. Nous devons former les équipes à donner et recevoir le feedback d’abord et se munir d’outils digitaux adaptés et sur-mesure ensuite. Ainsi, le climat sera propice à une meilleure collaboration, participant à la fidélisation et à l’épanouissement des talents.
Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *)
- Jaimelesstartups.fr : les résultats d’un sondage sur l’entretien annuel
