Confinement : Comment bien manager en télétravail dans l’urgence ?

  • De Mickael Vandepitte
  • Le 6 avril 2020

Le passage au télétravail à 100% en l’espace de quelques jours a fait vaciller nos organisations et nos habitudes professionnelles. Pour beaucoup, c’est un nouveau rythme à trouver : 19% des télétravailleurs déclarent n’avoir connu le télétravail que de manière exceptionnelle jusqu’ici, et 70% n’y avoir jamais eu recours auparavant. Pour réussir ce défi collectif, cela exige une grande mobilisation de la part des managers, surtout dans un contexte de grandes incertitudes. Leur mission n°1 : créer le cadre pour garantir la confiance et la motivation de toute leur équipe. Cette nouvelle donne professionnelle remet à plat les rôles de chacun et demande de l’engagement individuel pour assurer la continuité de l’activité. Mais comment bâtir un nouveau système de travail ? Quelles sont les bonnes postures à adopter ? 4 piliers pour “télé-manager” sereinement.

En télétravail : co-créer un nouveau “cadre” de travail

Dès le début, il est primordial de poser les bases de la nouvelle organisation du travail. Pour cela, appuyez-vous sur vos collaborateurs pour co-construire une “charte de travail à distance” afin de partager une nouvelle culture autour du “travailler ensemble”. Collectivement, vous devez imaginer une nouvelle dynamique d’équipe : la charte doit donc détailler les processus, les valeurs et les responsabilités de chacun. Par exemple, en cas d’appel, si le télétravailleur n’est pas disponible, il s’engage alors à rappeler dans la demi-heure. Ou encore, quels sont les créneaux ouverts dédiés aux appels ? Et ceux dédiés au travail de production, le “deep work” ? Ce cadre limite fortement les tensions et les incompréhensions inhérentes à la distance.

De plus, la charte doit être très opérationnelle en explicitant bien les suivis individuels (modalité et fréquence), le planning des livrables de chacun et les points collectifs prévus.

Votre boîte à outils :

  • Selon un récent sondage réalisé depuis le début du confinement, 48% des managers pointent comme principale difficulté le partage de l’information. Pour cela, utilisez des tableaux de bord clairs pour suivre l’avancement des projets. 
  • Pour chaque point, détaillez bien les objectifs, l’ordre du jour, la durée, les indicateurs de suivi et les livrables attendus.
Télétravail confinement cadre de travail

Réinventer ses méthodes de (télé)travail

Le confinement et le télétravail “forcé” sont de vraies opportunités pour réinventer ses pratiques managériales. En effet, le micro-management par les horaires ne convient pas au télétravail. Il est même contre-productif ! Cadremploi et Michael Page ont mené une étude sur les rapports entre managers/managés : parmi les axes d’amélioration, le manque d’autonomie arrive en premier (68% n’en disposent pas assez). Profitez de la distance imposée pour apprendre à faire confiance. Pour cela, oubliez le “flicage” et appuyez-vous sur le management par objectif prôné par Peter Drucker. Comment faire ?

  • Cadrez les objectifs et les livrables avec chacun de vos collaborateurs
  • Puis, planifiez ensemble les jalons en évitant de “sur-contrôler”.
  • Votre rôle principal est de vous rendre disponible en cas de questions et de rester à l’écoute. L’expert en management, Robert K. Greenleaf défend l’émergence du “servant leader” : “le grand leader est d’abord perçu comme un serviteur”. Selon lui, le vrai leader n’est plus le petit chef contrôlant mais un coach qui accompagne le développement de ses collaborateurs.

Dans un contexte de télétravail, cette posture devient incontournable ! C’est d’ailleurs l’occasion d’expérimenter des pratiques managériales plus participatives afin d’entretenir la motivation et l’engagement… beaucoup plus fragiles à distance. Encouragez vos collaborateurs à proposer des initiatives pour l’équipe, à se lancer dans de nouveaux projets et à développer leurs compétences… En effet, la formation est très importante pour maintenir le sentiment d’estime et d’appartenance : c’est un trait d’union pour préparer le “post confinement”.

Télétravail confinement leader

Communiquer au maximum : garder le lien et assurer la cohésion en télétravail

Depuis le début du confinement, les managers tentent de lutter contre le risque d’isolement des équipes via des appels réguliers pour 92% d’entre eux et l’organisation de plusieurs points d’équipe par semaine (48%). Un sujet particulièrement sensible lorsque le télétravail se fait en mode “dégradé” : il est mené à 100%, dans un cadre inhabituel (les enfants sont à la maison…) et pour une durée indéterminée ! En tant que manager, vous êtes le garant de l’unité d’équipe. Pour cela, mettez en place un solide plan de communication et proposez des “rituels” permettant d’animer l’équipe :

Télétravail confinement café collectif
  • Un point journalier collectif pour lancer la journée, maximum 30 minutes
  • Un appel individuel hebdomadaire avec, en complément, la possibilité d’échanger via messagerie instantanée
  • Un RDV d’équipe en fin de semaine pour faire le point sur les livrables en cours et, surtout, échanger sur les difficultés rencontrées comme les victoires réalisées.

N’oubliez pas l’informel ! Le café du mercredi ou le petit-dej’ du vendredi peut se substituer à une visio-conférence conviviale. Un exemple intéressant : pour garder le contact avec les 300 salariés du site de Peugeot Motocycles à Mandeure (Doubs), les RH ont mis en place des cafés virtuels pour échanger sur la situation. À vous de définir le format qui correspond à votre culture d’entreprise : du sport collectif, un “chat” de bonnes pratiques sur le confinement…

Attention, le prérequis à une communication fluide est de disposer de bons outils digitaux. Nos recommandations :

  • Discuter facilement : les différentes messageries instantanées disponibles sur le web ou une application mobile permettent de communiquer de manière désintermédiée avec un ou plusieurs collègues grâce aux canaux de discussions (groupes). Les plus connus sont Slack, Hangout, Whatsapp. 26 % des télétravailleurs sondés à l’occasion de l’étude de Malakoff Humanis optent pour cette forme de communication.
  • Stocker et partager des données : pour gérer vos projets, les clouds comme Google Drive, Dropbox ou One Drive sont idéaux pour le stockage de documents, le partage d’informations et le travail collaboratif.
  • Réaliser des visioconférences : des solutions comme Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams vous permettent d’animer vos réunions de travail, points projets ou encore entretiens individuels.

Rester à l’écoute et accompagner le changement lié au télétravail

Le télétravail peut être une révolution organisationnelle pour certaines entreprises, surtout en période de crise telle que le Covid-19. Les managers sont les relais directs pour réussir sa mise en place car c’est un vrai projet d’accompagnement du changement ! Première étape clé : vous devez identifier les personnes de votre équipe qui ont le plus besoin de soutien. Grâce à un point individuel, identifiez les points bloquants (contraintes personnelles, maturité digitale faible…) et proposez un suivi particulier. Ce mentoring peut être encadré soit par vous soit par des “référents” internes, à savoir des collaborateurs capables de les accompagner sur les outils digitaux par exemple.

Télétravail confinement permanence téléphonique

En complément, créez une “permanence” via messagerie instantanée ou conférence téléphonique hebdomadaire en mode “questions-réponses”. Cette cellule d’écoute, primordiale en tant de crise, permet de libérer la parole et de répondre au maximum aux questions que peuvent se poser vos collaborateurs. Pourquoi ne pas réaliser une enquête hebdomadaire sur le moral et la santé de votre équipe ? Jubiwee, Bloomin ou Bleexo sont des outils de mesure du bien-être des salariés grâce à des sondages gratuits pendant le confinement.

Pour terminer, il est primordial de communiquer régulièrement sur la situation de l’entreprise. Chaque semaine, un mot de la direction et des RH est nécessaire pour donner de la visibilité.  Vous êtes, donc, en charge de “cascader” ces messages et préciser certains points opérationnels.

Quelques unes des sources citées dans cet article :

  • « Trois quarts des Français regrettent déjà le bureau ! », Nathalie Tran, Info Social RH, 27/03/2020
  • « Etude Cadremploi : quel impact le confinement a t’il sur les relations de travail ? », Cadremploi, 25/03/2020
  • « Relation managers et managés : enfer ou eldorado ? », Michael Page, Novembre 2015
  • Résultats de l’étude annuelle télétravail 2020 avec un focus sur l’impact des grèves et des épidémies, Malakoff Humanis, 12/03/2020
  • Travaux sur le servant leader, Robert K. Greenleaf
 3