Qu’il s’agisse d’une démission, d’un licenciement ou d’une rupture conventionnelle, le départ d’un salarié reste souvent un sujet délicat à gérer. Pourtant, l’impact sur l’organisation du travail et la marque employeur est loin d’être anodin. Il est nécessaire de soigner cette étape pour assurer un accompagnement optimal des collaborateurs jusqu’à leur dernier jour. Une réflexion autour de la mise en place de l’offboarding – processus précédant le départ d’un salarié – devient incontournable. Comment assurer un départ serein et positif pour tous ? Quelles sont les conditions de réussite ?
Organiser un parcours offboarding rythmé et positif
Saviez-vous que 38% des employés licenciés* partagent des avis négatifs sur leur ancien employeur ? À contrario, un salarié qui quitte l’entreprise dans de bonnes conditions, fera plus certainement, une communication positive et deviendra potentiellement un ambassadeur. Il est donc important de bâtir une feuille de route bien construite pour accompagner les départs. Pour cela, il faut définir des étapes claires pour les salariés, mais aussi pour les managers et les membres de l’équipe. En effet, cela permet de rassurer tous les acteurs, car chacun sait ce qu’il a à faire tout en respectant les échéances.
Comment procéder ? Il s’agit de lister les grandes étapes afin d’avoir une vue d’ensemble des incontournables. Puis, y adosser un deadline afin de donner un maximum de visibilité. Par exemple : les différents entretiens avec la RH et le manager, les dossiers administratifs, le suivi… Si l’entreprise dispose d’un logiciel de SIRH , il est très simple d’y intégrer l’offboarding afin d’automatiser un certain nombre de tâches et d’avoir des rappels.
Impliquer le manager dans l’offboarding et la passation
Concernant la partie opérationnelle, elle doit être gérée par le manager. Il s’agit principalement de la gestion de la passation. Son enjeu ? Rassurer les équipes, maintenir une dynamique de continuation et éviter les conflits potentiels. Dans l’idéal, les équipes RH coconstruisent avec les managers un guide des “to-do” manager à réaliser avant le départ. Puis, pour préparer la suite sereinement, le manager peut sonder ses équipes afin de prendre le pouls et réfléchir à l’organisation future. Comment ressentent-elles leur charge ? Souhaitent-elles que le poste vacant soit modifié ? Quels sont les projets à prioriser ou à risque selon eux ? Afin de s’inscrire dans une vision inclusive de l’offboarding, ne pas hésiter à demander à la personne qui part son avis sur le poste et comment l’améliorer.
En complément, pour faciliter l’intégration de la future recrue, pourquoi ne pas préparer collectivement un guide de passation ? L’objectif est d’y répertorier les bonnes pratiques inhérentes au poste et à l’entreprise. Pour finir, n’oublions pas le côté informel qui est essentiel lors d’un départ ! Organiser un pot ou un déjeuner de départ avec l’équipe permet de sceller une suite positive.
Réaliser un entretien offboarding sur mesure
Chaque collaborateur a joué un rôle spécifique dans l’entreprise. Il est important de lui dire ! Ainsi, vous reconnaissez la performance et les compétences individuelles. Inversement, demandez-lui du feedback afin de recueillir son avis ainsi qu’un retour d’expérience. L’idée est d’améliorer certains processus internes et de glaner des infos pour le futur recrutement. Quelques questions à poser : qu’est-ce qui lui a plu au sein de l’entreprise ? Y a-t-il des événements qui l’ont poussé à partir ? Qu’est-ce que l’entreprise pourrait faire différemment ? Ces informations sont à capturer au sein de votre logiciel RH afin d’avoir une vision exhaustive des feedbacks et bâtir des politiques RH en phase avec les attentes des collaborateurs !
Un exemple intéressant : Bouygues Télécom organise des sessions de sortie dédiées aux stagiaires et alternants. Elles permettent de mener un débriefing collectif sur leur expérience et leur transmettent des directives pour leur recherche d’emploi. Ce type d’accompagnement est loin d’être anodin en termes d’effets sur votre marque employeur. En effet, un contenu partagé sur les réseaux sociaux par les collaborateurs peut avoir jusqu’à 561% plus de portée que s’il était partagé sur la page d’entreprise*.
Ne pas minimiser le volet administratif lors d’un offboarding
Quitter une entreprise nécessite aussi d’être paré d’un point de vue administratif. Il y a donc toute une procédure administrative à anticiper par les équipes RH : récupération du matériel, clôture de comptes administratifs et financiers, remise des documents de fin de contrat, portage de la mutuelle et de la prévoyance, remboursement des derniers frais engagés, solde de tout compte, certificat de travail, etc. Une liste assez fastidieuse à couvrir… Néanmoins, incontournable !
C’est d’ailleurs un grand facteur de stress pour les personnes sur le départ. Encore une fois, cette procédure peut être optimisée grâce à un outil digital type SIRH afin d’automatiser toutes ces tâches et de n’en omettre aucune. Un petit plus administratif qui est toujours le bienvenu : proposer une lettre de recommandation avant que le salarié ne la demande. C’est une preuve de reconnaissance et évite souvent les anticipations négatives de sa part. Cela peut être une lettre de recommandation classique et/ou des recommandations sur LinkedIn des pairs ou du manager.
Garder le contact avec vos ex-salariés après un processus d’offboarding
Connaissez-vous le « phénomène boomerang » ? Les salariés quittent une entreprise, mais décident d’y revenir quelque temps après. Sur cent salariés partis, quinze reviennent en moyenne ! C’est une tendance à ne pas négliger, car les avantages de recruter un ancien collaborateur sont évidemment un gain de temps et d’argent. En effet, celui-ci connaît la culture d‘entreprise, les processus, les personnes, le métier et le secteur. Alors autant chouchouter ses collaborateurs au moment du départ, et même après !
Ceci confirme que l’expérience collaborateur ne s’arrête pas brusquement dès les portes franchies. Quelques leviers à utiliser pour garder de bonnes relations avec ses ex-salariés : les réseaux sociaux tels que LinkedIn permettent de suivre la vie professionnelle d’un ancien collaborateur, la création d’une newsletter dédiée à la vie d’entreprise maintient un lien avec eux…
Certaines entreprises ont même lancé leur communauté d’Alumni. Leur but ? Inviter d’anciens collaborateurs à intervenir auprès de leurs équipes pour échanger sur de bonnes pratiques ou encore parler de leur parcours.
Pour ce faire, elles initient des événements aux formes très diverses : conférences, expositions, rassemblements par promotions ou encore speed-meeting. D’ailleurs, certaines ont des idées plutôt originales : Microsoft a organisé une journée de démolition à l’occasion de la destruction d’une partie de ses locaux historiques aux États-Unis. À cette occasion, les membres du réseau Alumni ont été invités à se réunir pour redécouvrir l’histoire de l’entreprise.
Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *) :
- Sondage de CareerArc
- Étude menée par MSLGroup
