Comment digitaliser les processus RH ?
Depuis longtemps et davantage cette année avec la transformation des modes de travail, les DRH s’interrogent sur la nécessité et la manière de digitaliser leurs processus RH. Quels sont les enjeux liés à cette digitalisation RH et comment accélérer sa mise en place ? Et quels sont les processus clés ou prioritaires dans cette transformation digitale ?
Pourquoi la digitalisation des processus RH est-elle critique ?
La révolution digitale bouleverse les entreprises depuis plusieurs années. Cette transformation numérique concernait initialement le core-business et ensuite les fonctions supports. La fonction RH a également pour vocation de développer la culture digitale au sein de leur organisation. La gestion quotidienne de l’activité RH et surtout la prise de décision stratégique s’avère complexe sans l’intelligence apportée par la donnée digitale. Un logiciel SIRH permet de centraliser et analyser les données RH. Il fluidifie et facilite les échanges entre managers, collaborateurs et l’équipe RH. Par ailleurs, la digitalisation des processus RH contribue à l’attractivité de l’entreprise.
Participez à notre webinar le 27 octobre à 10h afin de découvrir :
- les étapes clés de la digitalisation RH,
- les bonnes pratiques pour bien cadrer votre projet,
- les nombreux avantages d’une solution digitale de gestion de talents,
- les méthodes pour gagner en efficacité, réaliser et réussir votre ambition digitale.
Regardez le webinar en replay :
Qu’est-ce que la digitalisation RH ?
La digitalisation RH est un système informatique gérant un ensemble de briques logicielles. Ces briques permettent d’automatiser un certain nombre de tâches : gestion des ressources humaines, partager plus facilement l’information RH ainsi que d’en assurer le suivi.
En 2017 Markess dénombre 6 raisons pour les DRH de digitaliser :
- Automatiser les processus RH pour gagner en efficacité
- Protéger les données RH en lien direct avec le RGPD
- Privilégier le cloud computing pour accéder facilement aux services
- Valoriser les données RHpour un pilotage stratégique
- Créer une expérience collaborateur en travaillant sa marque employeur
- Engager davantage les collaborateurs
Mais après (presque) une année de Covid-19 et plusieurs périodes de confinement, les 6 raisons de digitaliser aujourd’hui ont évolué :
- L’automatisation : moins de temps à passer sur les taches chronophages et plus de temps sur des taches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, la gestion des compétences ou travailler sur la fidélisation…
- La dématérialisation des processus : moins de papier, lié aux enjeux RSE de l’entreprise.
- L’immédiateté de l’information : avoir besoin partout et tout le temps de l’info. Avec le travail à distance, les managers et RH ont besoin d’avoir accès aux dossiers collaborateurs à tout moment. Plus de VPN et surtout avoir accès au Big Data !
- La mise en avant d’une expérience utilisateur optimisée: les collaborateurs peuvent tout faire depuis leur portail (demande de formation, demande de congés, accéder à leur coffre-fort, suivre des formations à distance…). Car plus le salarié devient autonome, plus il est content et plus on travaille sa marque employeur.
- La désintermédiation : de moins en moins besoin de validation afin de faire directement sa demande d’attestation d’employeur, etc…
- Les RH deviennent un vecteur des mutations culturelles de l’entreprise. Le RH devient l’accompagnateur de cette mutation, et en particulier pour les managers. De plus il va devoir trouver les nouvelles compétences nécessaires au développement de l’entreprise. La RH assure donc sa place impondérable d’allier de la direction de la transformation digitale.
Quels processus RH faut-il digitaliser ?
La digitalisation est partout pour les RH. La première chose que l’on doit digitaliser est le Core RH. Il porte l’ensemble des informations, indicateurs et KPI dont l’entreprise a besoin pour piloter l’activité RH. Il permet à un collaborateur d’accéder à ses documents, à son contrat de travail ou à son portail RH. C’est ainsi la base de la digitalisation RH, qui va permettre aux RH de couvrir, par la suite, les autres blocs. Le recrutement est également un des premiers processus concernés par un projet de digitalisation RH. Un logiciel de recrutement vous permet de diffuser plus facilement des offres. Il facilite et centralise l’ensemble des workflows de validation ainsi que les communications entre tous les acteurs (managers, candidats et l’équipe RH). Cette communication automatisée et une meilleure expérience pour le candidat qui participe au développement de votre marque employeur.
Sur la formation, la digitalisation permet de gagner du temps. Par exemple, l’e-learning est devenu indispensable dans de nombreuses entreprises. Surtout en période de confinement. Dans ce contexte, pour les RH et les managers, l’accès à distance aux plans de formation est essentiel afin de facilement réaliser l’arbitrage des plans. Il est important de motiver et d’embarquer les managers grâce à un outil dynamique qui est simple à utiliser. Le digital permet aux managers d’accéder facilement à un catalogue de formation en ligne et de positionner ses collaborateurs à une formation en quelques clics. L’enjeu est de donner aux managers et collaborateurs un outil leur permettant de se former et s’il ne s’agit pas d’une formation à distance, de travailler plus facilement en distanciel. Finalement, un des points les plus importants que la digitalisation permet de mettre en place est la gestion prévisionnelle des compétences et des emplois. Un logiciel SIRH permet de travailler vos référentiels des compétences, de définir le patrimoine de compétences des collaborateurs ainsi que des plans de carrières.
Les étapes clés de la digitalisation RH
Dans un premier temps il faut prioriser, puisqu’il est impossible de tout digitaliser d’un coup. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise pratique. Chaque entreprise doit déterminer ce qui est le plus important en fonction des collaborateurs, des managers et des ambitions. Il est nécessaire ainsi de se poser les bonnes questions (quels sont les objectifs et les enjeux), d’associer le business à la réflexion et de prioriser.
L’étape suivante est de choisir le bon type d’outil en fonction de vos objectifs et de votre priorisation. Est-ce que je veux un outil qui fait tout : paie, temps, talents ou bien une solution spécialisée ? Si par exemple mes enjeux forts sont liés à la gestion et au développement des compétences, un outil de talent serait prioritaire. Si j’ai des contraintes fortes en planification et gestion de temps, un outil type GTA serait prioritaire. Ensuite, la rédaction d’un cahier des charges SIRH permet de structurer les objectifs afin de sélectionner et comparer les solutions. Enfin, ce qui est très important, c’est de pérenniser afin de s’assurer de l’efficacité et de faire évoluer favorablement l’entreprise. L’outil doit être en mesure d’automatiser un maximum de processus afin de répondre à vos enjeux d’aujourd’hui et ceux de demain.
La digitalisation RH : quels bénéfices et risques ?
Tout d’abord les bénéfices sont multiples, il existe bien plus d’avantage que d’inconvénient. Les principaux bénéfices sont de rendre vos collaborateurs et managers autonomes en leur facilitant l’accès à l’information, aux contenus et aux différents services RH. Cela permet également de réduire les temps de réponse en lien avec l’automatisation. Les équipes RH gagnent ainsi du temps et peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Par exemple, travailler sur la communication RH, la marque employeur ainsi que sur la mobilité interne. D’autres bénéfices, la réduction des erreurs de saisie, fiabiliser les données et les KPI, répondre aux obligations légales (exemple : bilan à 6 ans). Sans oublier la possibilité d’avoir une RH plus agile, plus digitalisée, en adéquation avec les envies des générations Y et Z.
Cependant, il existe quelques risques également. Le « décrochage » des collaborateurs ainsi que la déshumanisation de la fonction RH car il y a moins de contacts. La RH doit garder L’HUMAIN. Il faut s’assurer d’avoir les bonnes compétences dans l’équipe RH pour exploiter efficacement les outils digitaux. Par ailleurs, il faudra préciser que l’outil ne remplace pas une personne de l’équipe RH. Il va aider l’équipe RH pour simplifier et améliorer la gestion RH au quotidien. Les données RH et le RGPD sont également un enjeu. Enfin, il faut continuer d’accompagner les managers et ne pas trop attendre de l’Intelligence Artificielle (IA).
La digitalisation RH comme axe stratégique
Aujourd’hui il existe un vrai enjeu, une vraie transformation digitale. Nous sommes passés d’une gestion administrative du personnel à une direction RH, qui se transforme peu à peu en direction du développement RH. Et demain, on ne parlera plus que de direction du développement des compétences. La compétence est au cœur de tout, surtout dans le secteur de la RH ; c’est le point qu’il faut le plus travailler. L’outil dématérialisé va permettre de gagner du temps, d’être plus proche des collaborateurs et de travailler sur l’identification des compétences de demain. Demain, on ne sera plus du tout sûr de l’administratif, la DRH doit être l’accompagnateur du développement économique en matière de connaissances. C’est un virage à ne pas louper et l’outil doit être là pour vous accompagner sur cette stratégie.
