Le retour au bureau semble plutôt attendu par les salariés après plus d’un an en télétravail : 36% d’entre eux préféreraient se rendre tous les jours sur leur lieu de travail*. Malgré tout, d’après le baromètre absentéisme & Covid-19 de Malakoff Humanis*, 60% des salariés appréhendent ce moment. Retrouver les autres, les réunions en présentiel, les contraintes de transports, les injonctions de son manager… Des appréhensions légitimes qu’il faut accompagner. Comment organiser un retour collectif dans les meilleures conditions ? Quelles sont les actions pertinentes pour maintenir l’engagement au travail, mais aussi rassurer les équipes, notamment les personnes inquiètes ? Voici quatre mesures clés à mettre en place pour assurer un “reboarding” motivant.
Rassurer le retour au bureau grâce à un cadre sanitaire maîtrisé
Le retour au bureau n’est pas simple pour tout le monde. Certains appréhendent les moments collectifs après plusieurs vagues de confinement. Comment l’expliquer ? Le syndrome de la cabane donne un éclairage sur ce phénomène. Il a été décrit au début du XXe siècle chez les personnes isolées pendant de longues périodes. Celles-ci pouvaient ressentir une véritable anxiété sociale à l’idée de sortir de leur espace clos. On comprend alors pourquoi les confinements ont pu être associés à une forme de protection face au risque de contamination favorisant, ainsi, les troubles anxieux.
Il est donc important de bien respecter le protocole sanitaire*. Surtout, dans un contexte changeant, il faut savoir communiquer dessus et ce, de manière très précise auprès des salariés. Concrètement, répondez aux interrogations les plus fréquentes : quand pourront-ils à nouveau travailler sur site ? Combien de jours par semaine ? Pourront-ils continuer le télétravail à 100% ? Quelles seront les mesures sanitaires appliquées pour assurer leur sécurité ? Qu’en est-il des repas et moments collectifs ? Il peut être intéressant de réaliser un premier sondage sur les attentes sanitaires. Puis, une fois mis en place, le renouveler afin de cibler les actions de prévention (cellule d’écoute, accompagnement RPS, intervention de la médecine du travail…).
Rassurer le retour au bureau grâce à un cadre sanitaire maîtrisé
Le retour au bureau post-confinement exige une réflexion organisationnelle collective.
C’est pourquoi, il est préférable de ne pas imposer immédiatement un retour aux salariés 100% présentiel “comme avant”. En effet, la crise sanitaire a accéléré la mise en place de nouveaux modes de travail. D’ailleurs, les salariés les ont plutôt bien adoptés. Ils aspirent à travailler au sein d’organisations plus souples tant en termes d’horaires que de lieux de travail. En effet, 86% d’entre eux* souhaitent poursuivre le télétravail. Le nombre idéal serait de deux jours télétravaillés.
Pour motiver le retour au bureau, RH, managers et collaborateurs peuvent y réfléchir conjointement afin d’être en phase avec ces nouvelles attentes émergentes. Pourquoi ne pas réaliser des ateliers avec des volontaires sur votre future organisation ? Sera-t-elle en présentiel, 100% en télétravail ou dans un fonctionnement de travail hybride ? Petit conseil : initiez un retour d’expérience global de la période 2020-2021. Il permettra de mettre en exergue les points d’amélioration et d’éviter les écueils des premiers confinements (contrôle, surveillance accrue…). Une des thématiques clés à aborder est celle des nouveaux espaces et les manières de fonctionner, collectivement et individuellement, au quotidien. Quelques questions à travailler : quels espaces collaboratifs créer ? Peut-on bâtir une approche en smart office grâce à des outils digitaux pour faciliter la vie des salariés ? Par exemple, avec un portail collaborateur pour fluidifier la communication et les interactions avec les RH.
Digitalisation : répondre aux enjeux d’optimisation et d’accessibilité
Le retour “big bang” au bureau est à éviter. N’oublions pas que certains salariés auront traversé les confinements de manière plus compliquée que d’autres. Il faut savoir reconnaitre ces craintes et les écouter sans pour autant s’éparpiller. L’idée serait d’organiser un plan de retour progressif avec un “tronc commun”.
Par exemple, commencez par proposer aux personnes de découvrir vos bureaux réorganisés avec les modalités de distanciation en mode virtuel ou présentiel. Ensuite, invitez-les à travailler plusieurs jours ou quelques heures par semaine sur site pour se réhabituer à l’environnement. Organisez des temps de déjeuner pour retrouver les moments collectifs informels. L’enjeu ? Assurer une flexibilité maîtrisée et, surtout, gérable.
En complément et à la carte, des solutions facilitant le retour et pour lever les peurs peuvent être mises à disposition :
- Un aménagement particulier des horaires à valider au cas par cas avec son responsable
- Pour éviter les transports en commun, mettre à disposition des vélos d’entreprise ou même des trottinettes électriques
- Maintenir le télétravail à 100% si nécessaire ou si opportun en fonction de votre secteur d’activité ou du type de poste
- Offrir des avantages quotidiens tels que la possibilité de se faire livrer les repas au bureau
- Permettre au salarié de travailler près de chez lui en phase avec l’approche du chèque bureau*, actuellement à l’étude. Ce dispositif permet à tout salarié d’accéder au bureau de proximité de son choix. Ces bureaux peuvent se situer dans un espace de coworking, un hôtel ou dans un tiers-lieu.
Accompagner les managers dans leur rôle de soutien
Les salariés doivent se sentir soutenus et écoutés pour garantir un retour serein et pacifié. En première ligne, les managers doivent répondre à leurs questionnements quant à la nouvelle organisation ou la sécurité. Pour cela, un plan d’accompagnement dédié aux managers est à créer autour de la détection des RPS, de l’écoute et de la gestion de crise. Dans l’idéal, RH et équipes managériales co-construisent un plan de retour autour de quelques pratiques essentielles. Par exemple, échanger individuellement avec chaque collaborateur afin de connaître leur état d’esprit, la santé mentale des salariés étant devenue une préoccupation centrale depuis la Pandémie. Puis organiser une réunion collective spéciale “retour au bureau” pour présenter le protocole sanitaire et les modalités de travail. Enfin, il peut être pertinent de lancer des sessions de questions-réponses afin d’adresser les doutes avec pédagogie. Certaines entreprises se dotent également d’un réseau de “bienveilleurs”. Nés à Montréal, ces groupes se composent de salariés volontaires. Ils sont à même de détecter les situations à risque et de remonter les alertes en lien avec les RPS (risques psychosociaux). Ils tiennent un rôle de proximité, mais aussi de prévention essentielle tant pour les collaborateurs que pour les managers. Bien sûr, la médecine du travail fait partie du système de support interne en cas de risque identifié. Ainsi, les managers peuvent facilement compter sur elle et orienter les salariés avec des symptômes de détresse ou d’anxiété.
Quelques-unes des sources citées dans cet article (indiquées par une étoile *) :
- Les Echos, « Retour des salariés au bureau : le grand défi des entreprises », mai 2021
- Le comptoir de la nouvelle entreprise Malakoff Humanis, « Reprise du travail : Pourquoi le retour au bureau inquiète encore de nombreux salariés ? », 24 juin 2021
- Site du Gouvernement, « Information Coronavirus », septembre 2021
- D’après le baromètre télétravail 2021 de Malakoff Humanis
- Le Monde, « Télétravail : le chèque bureau, une idée qui fait son chemin », 1er juillet 2021
