La période estivale est particulière pour beaucoup d’entreprises. Les clients sont bien souvent absents, les collaborateurs partent et reviennent de congés sans nécessairement se croiser et globalement, l’ambiance de travail est plus relâchée. Comment les employeurs peuvent-ils alors adapter le management pour ne pas perdre en performance pendant l’été ? Quelles sont les bonnes pratiques pour encourager les collaborateurs à travailler autrement ? Découvrez nos conseils pour faire de ce ralentissement de l’activité un allié pour la suite.
Anticiper, cadrer et visualiser la prise de congés
La première règle pour mobiliser au mieux l’entreprise en été est de définir un processus clair. Ces règles sont établies selon les accords d’entreprise ou à défaut, après avis du CSE. En les communiquant dès le printemps, vous permettrez à vos salariés de prendre les devants. Ainsi, les collaborateurs peuvent s’organiser au sein des équipes, afin d’assurer une continuité des services.
Ce cadre mentionne les objectifs de cette période en termes de productivité. Il précise le nombre de jours à prendre, la période concernée, l’ordre des départs, le processus interne (comme la validation par les managers ou les équipes RH) et les possibilités de report s’il y a. Pour rappel, en France, sauf spécificités liées à la situation sanitaire, les entreprises peuvent imposer les jours, en respectant un délai de prévenance d’un mois. Découvrez notre panorama européen des congés payés.
Il n’est pas toujours simple de trancher sur les personnes prioritaires lors de la prise de congés. Les accords d’entreprise peuvent vous aider puisqu’ils précisent les critères à prendre en compte, comme la situation familiale, l’ancienneté, l’activité chez d’autres employeurs. Au-delà de ces conditions, il est important de faire appel au bon sens des équipes et de les encourager à s’organiser en bonne intelligence.
Enfin, une des difficultés pour un employeur et les managers est de bien anticiper la charge de travail à venir et les besoins RH associés. Il n’est en effet pas toujours simple d’identifier les besoins des clients et les projets qui seront à mener pendant l’été. Le middle management peut s’avérer utile pour faire remonter les sujets en cours et les points de vigilance le plus tôt possible. La visualisation de la période via un tableau de bord personnalisé peut alors aider. Elle permet en effet de rapidement identifier des manques. Ou à l’inverse, des collaborateurs en surnombre sur des projets et de rectifier le tir avant la validation définitive des congés.
Un management basé sur la confiance
En tant que chef d’entreprise, il n’est pas toujours simple de partir à son tour en congés et de couper. Pourtant, c’est une belle opportunité de montrer la confiance que l’on met dans ses collaborateurs. En jouant la carte de la transparence et de la responsabilisation, vous pouvez rappeler que c’est l’occasion pour les équipes qui restent en place de gagner en autonomie et le développement des compétences. Un discours qui peut également être porté par vos managers.
Le climat est par ailleurs propice à plus de convivialité. C’est une belle opportunité pour nourrir le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Les pauses-déjeuner sont plus informelles et les moments “off” fédèrent les équipes et aident à des relations plus fluides et sereines.
En parlant d’équipe, il peut enfin être intéressant de jouer la carte de la solidarité. En effet, bien travailler pendant que les autres sont en vacances, c’est leur assurer un retour en douceur. Un principe gagnant-gagnant pour les personnes qui se croisent pendant la période estivale.
Enfin, la baisse d’activité peut être l’occasion de laisser les collaborateurs proposer de nouvelles façons de travailler et d’échanger pour suivre l’avancée d’un projet. L’été peut finalement être vu comme un laboratoire. En testant des méthodes différentes, vous pourrez peut-être même garder des principes pour la rentrée. Là encore, l’idée est de montrer que l’activité ne s’arrête pas et de projeter les collaborateurs sur la reprise.
Comment gérer les projets durant la période estivale ?
Les chefs de projets ont un rôle central à jouer pendant la période estivale. Au cœur du réacteur, ils doivent être à même d’identifier les temps forts et les échéances clés et d’animer les moments de passation au sein des équipes. C’est pourquoi il semble logique de les sensibiliser et de les encourager à utiliser d’autant plus des tableaux de visualisation de projet. C’est une façon efficace de garder les équipes mobilisées. En effet, elles pourront prendre connaissance des échéances à venir, de leur rôle dans la mise en œuvre et de suivre son avancement.
En parallèle, la communication doit être renforcée entre les différents niveaux de hiérarchie pour définir l’organisation estivale. C’est un point d’autant plus important qu’il vous permettra de garder le lien avec vos clients et ne pas perdre en qualité et en disponibilité. Cela passe par l’identification de collaborateurs à contacter en cas d’absence par exemple. Également par le fait de faire le point sur les expertises de chacun avec des responsables par pôle, notamment dans des cas d’urgence.
En résumé, voici une liste des bonnes pratiques pour bien vivre cette période estivale en entreprise :
- Prévoir une permanence avec des responsables clairement identifiés
- Définir un processus pour gérer les urgences (contacts, sujets à risque, dates de congés de chaque collaborateur)
- Uniformiser la communication des messages d’absence (en précisant les dates de fermeture s’il y a ou les contacts joignables par exemple)
- Encourager le sourcing, notamment en gestion des Ressources Humaines et prospection ; cela sera utile pour assurer la reprise
- Organiser un événement de teambuilding au retour de congés pour relancer la dynamique
Conclusion d’une bonne performance managériale en période estivale
Pour conclure, loin d’être totalement à l’arrêt, la période estivale est finalement l’occasion de travailler différemment et de façon plus resserrée. Avec des équipes soudées et bien organisées, elle peut être un levier pour fédérer et révéler les collaborateurs. Grâce à la confiance, l’entreprise pourra ainsi passer un été serein… et repartir de plus belle à la rentrée, reposée et avec des salariés motivés et mobilisés comme jamais.
