Un SIRH permet de déployer votre stratégie RH, d’améliorer vos processus métiers et de gagner en efficacité. Cet outil digital doit être parfaitement aligné sur la stratégie de votre entreprise afin d’accompagner le développement et la croissance de votre organisation.
Pour réussir sa mise en place, l’établissement d’un cahier des charges est une étape critique. Quelles sont les bonnes pratiques pour bien préparer et mener votre projet ? Comment définir et structurer votre démarche quant aux besoins techniques, fonctionnels et organisationnels ?
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Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?
Un cahier des charges SIRH est un document contractuel qui structure et encadre votre projet SIRH. Il définit de manière claire vos attentes et vos besoins. Ce cahier des charges fait office de recueil de l’ensemble des fonctions que devra couvrir la solution à l’issue du projet, ainsi que ses précisions techniques et les besoins auxquels elle devra répondre.
Ce document sera communiqué aux différents éditeurs qui sont sélectionnés par l’entreprise. Par conséquent, il est important de bien définir vos besoins afin de sélectionner les éditeurs les plus adéquats pour y répondre.
Pour réussir votre cahier des charges SIRH, il faut suivre différentes étapes:
- La définition de l’équipe projet
- La formalisation du besoin, l’outil doit être au service des processus RH
- La construction d’un plan de communication
- L’élaboration d’un cadre de réponse
Comment analyser vos besoins et préparer votre cahier des charges SIRH ?
« Il vaut mieux prévenir que guérir ». Cette expression prend tout son sens dans le contexte d’un projet SIRH. La préparation et l’anticipation sont les clés d’un projet SIRH réussi. La première question à se poser est : pourquoi mettre en place un projet SIRH ? La définition et l’analyse du besoin est l’étape déterminante. Il faut d’abord se poser des questions stratégiques afin de savoir quelles options choisir pour son SIRH (paie, talent, temps, frais).
La méthode QQOQCCP
Pour vous aider à déterminer vos besoins et rédiger votre cahier des charges SIRH, testez la « méthode QQOQCCP ». Cette méthodologie consiste à répondre aux questions qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Et pourquoi ?
La question « Qui ? » vous permettra de déterminer qui est concerné par votre projet SIRH. Les RH ? La direction générale ? La DSI ? L’interrogation « Quoi ? » vous aidera à déterminer quels sont les besoins de l’ensemble des bénéficiaires de votre projet SIRH.
Il vous aidera également à définir quels sont les éditeurs à mettre en place pour y répondre au mieux. Il s’agira de prendre en compte les besoins fonctionnels, organisationnels et techniques.
La question « Où ? » ne concerne pas toutes les entreprises. Si votre société possède plusieurs sites, la question « Où ? » peut se poser. Elle vous permettra de savoir si votre projet SIRH concerne une ou plusieurs entités de votre groupe.
Grâce à la question « Quand ? », vous pourrez mettre en place un planning et/ou fixer un ordre prioritaire pour structurer vos besoins SIRH (priorité 1 : la paie, priorité 2 : la formation…).
La question « Comment ? » vous aidera à mettre en place une méthodologie de déploiement de votre SIRH en adéquation avec les méthodes de travail de votre entreprise.
L’interrogation « Combien ? » vous permettra de définir votre budget. Vos ambitions doivent être à la hauteur de vos moyens.
Enfin, la question « Pourquoi ? » vous permettra de vous interroger sur le sens que vous souhaitez donner à votre projet. La réponse à cette question est importante, car un projet vide de sens, lorsqu’on le présentera aux utilisateurs finaux, ne les motivera pas.
Préparer et anticiper votre projet SIRH
Il est important de sélectionner les éditeurs que vous souhaitez intégrer à votre Système d’Information Ressources Humaines. En effet, un SIRH peut contenir plusieurs logiciels permettant de gérer des tâches liées aux ressources humaines : logiciel de gestion de la paie, des talents, du temps ou encore des frais.
En fonction des besoins, on retrouve 3 grandes familles d’éditeurs :
- Le tout-en-un, éditeur qui fait tout (paie, gestion des talents etc.) ;
- Le sur-mesure, éditeur qui permet d’aller très loin dans le paramétrage de vos spécificités ;
- Le best of breed, éditeur qui pousse vers ce qui se fait habituellement en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise…
Comment définir et rédiger votre cahier des charges SIRH ?
Définir votre projet SIRH
Dans un premier temps, vous devez définir votre équipe projet. Trop souvent, les projets SIRH sont menés par une seule personne qui s’occupe de ce projet quand elle en a le temps. Pourtant, il est impératif de construire une équipe dédiée à ce projet. Il faut obligatoirement nommer un chef de projet qui sera en charge de l’analyse de vos besoins SIRH et de la rencontre avec les éditeurs.
Souvent, les DRH sont les personnes les plus compétentes pour ce rôle. Il faut également nommer des experts métiers et des experts techniques. Ils aideront le chef de projet à choisir les éditeurs en fonction des besoins liés aux différents métiers de votre entreprise.
Il est aussi important de choisir quelques utilisateurs finaux (collaborateur, manager…) qui utiliseront le futur outil pour leur demander leur avis et comprendre leurs besoins.
Enfin, il faut définir un sponsor (PDG, directeur des ressources humaines, directeur marketing, directeur communication…). Le rôle du sponsor sera de porter le projet au plus haut niveau et de communiquer sur celui-ci à tous les collaborateurs. Il pourra également trancher en cas de désaccord entre les experts métiers, les experts techniques ou les utilisateurs finaux.
Cahier des charges et gestion de projet SIRH
Dans un deuxième temps, vous devez formaliser votre besoin. Il est important que l’outil soit au service des processus RH. Si l’on n’est pas totalement sûr de l’outil que l’on veut, on peut procéder à un Benchmark auprès des utilisateurs finaux en leur demandant quelles sont leurs solutions actuelles, quel est leur avis sur tel ou tel outil… Cette étape permettra de confronter votre expression de besoin à la réalité et de bien définir et cibler vos besoins. Elle vous rassurera aussi sur la façon dont vous rédigerez votre cahier des charges SIRH et dont vous choisissez vos éditeurs.
Dans un troisième temps, vous devez construire un plan de communication. Pour cela, n’oubliez pas de tenir informer au fur et à mesure le service communication. Ainsi, ils pourront communiquer en interne ou en externe sur l’avancée de votre projet. N’oubliez pas également de prévenir à l’avance vos collaborateurs de la nouvelle mise en place de ces outils afin de les accompagner au mieux dans ces nouveaux processus.
Enfin, dans un quatrième temps, élaborer un cadre de réponse. Soyez précis dans la rédaction de votre cahier des charges SIRH pour éviter de perdre du temps avec des éditeurs qui ne répondront pas à vos besoins. Plus la définition de vos attentes sera précise, plus il sera facile de choisir les éditeurs à rencontrer.
Comment analyser les réponses à votre cahier des charges SIRH ?
Analyser les offres : pas si simple ! Avant d’envoyer votre cahier des charges à différents prestataires, il est nécessaire de prendre le temps de créer une grille de réponse afin d’uniformiser l’ensemble des retours que vous allez recevoir. En parallèle, il est conseillé de demander aux divers éditeurs de vous créer un scénario de démonstration en lien avec vos besoins et votre secteur d’activité. Vous avez également la possibilité de demander des références client afin d’échanger avec des collaborateurs qui utilisent déjà la solution et qui peuvent vous apporter leur témoignage.
Il est également nécessaire d’analyser la méthodologie projet afin qu’elle soit en concordance avec vos équipes. Il est aussi indispensable d’adhérer à une vision sur le long terme. Par exemple, mettre en place un outil GPEC, qui au fil des années, vous permettra de faire le patrimoine des compétences de vos collaborateurs. Très important et à ne pas négliger, pensez à valider la santé financière de votre entreprise avant de vous lancer dans un tel projet ! Mais également du côté de l’éditeur, de telle sorte que vous vous ne vous retrouviez pas la tête sous l’eau, si l’éditeur met la clé sous la porte du jour au lendemain.
Pour finir, réfléchissez à la conformité au RGPD ! Renseignez-vous auprès de l’éditeur s’il est en règle avec la nouvelle réforme sur le Règlement Générale sur la Protection des Données.
Quels sont les risques d’un projet SIRH ?
Le premier risque concerne l’équipe. Si elle n’est pas suffisamment dimensionnée pour gérer le projet, si les bons acteurs n’ont pas été sélectionnés, il y a peu de chances que le projet arrive à terme et/ou fonctionne correctement. Le deuxième risque concerne le temps. La mise en place d’un projet SIRH prend beaucoup de temps et il ne faut pas le sous-estimer. Il est donc important de structurer et prioriser ses besoins pour pouvoir identifier toutes les procédures et les ressources à mettre en place et ne pas perdre de temps.
Le troisième risque concerne la définition du besoin. La définition du besoin est une étape indispensable dans un projet SIRH. Si celui-ci n’est pas clair et précis, il sera plus difficile d’analyser les offres et de trouver le bon éditeur. Le quatrième risque concerne la communication. Trop d’entreprises ne communiquent pas en amont à leurs collaborateurs sur la mise en place de nouveaux outils. Il faut penser dès le commencement de votre projet à la manière dont vous allez communiquer dessus et à l’accompagnement que ce changement va nécessiter.
Enfin, le dernier risque concerne l’accompagnement au changement. La dématérialisation et les avancées technologiques ne sont pas simples pour tous les collaborateurs. Il faudra donc les prévenir à l’avance de la mise en place de ces outils et les accompagner dans ces nouveaux processus.
Que faut-il retenir de la préparation de votre cahier des charges SIRH ?
Un projet SIRH n’est pas facile à mettre en place. Il demande de la préparation, de l’anticipation et doit être en adéquation avec la stratégie de votre entreprise. Mais une fois en place, il sera un gain de temps et d’efficacité. C’est pourquoi il ne faut pas négliger la rédaction du cahier des charges SIRH. Celui-ci vous aidera à réussir votre projet SIRH sur long terme. Il vous permettra de bien cibler vos besoins et choisir les éditeurs qui y répondront le mieux.
Pour résumé, la rédaction d’un cahier des charges c’est :
- Un engagement à tous les niveaux de la structure ;
- Une identification précise des besoins actuels et des besoins futurs ;
- Une communication adaptée ;
- Une prise de temps suffisante afin d’analyser les réponses ;
- Des demandes de maquette des besoins auprès des différents prestataires ;
- Un accompagnement au changement.
