Onboarding : comment préparer l’arrivée d’un nouveau salarié ?

  • De Mickael Vandepitte
  • Le 3 février 2020

L’onboarding n’est pas anodin dans l’expérience collaborateur : c’est la suite logique du processus de recrutement. Le nouveau collaborateur s’attend à découvrir la culture d’entreprise et à être accompagné dans sa montée en compétences. Or, le parcours d’intégration est souvent minimisé par les entreprises. Un effet déceptif pour le salarié qui n’est pas sans conséquences : 4 % quittent leur poste après une première journée désastreuse[1]À l’inverse, un onboarding bien mené participe à une meilleure rétention : il augmente à 69% le taux de personnes qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise[2].

Et en pleine guerre des talents, fidéliser ses salariés est devenu l’un des enjeux RH majeurs. Investir sur un parcours d’intégration engageant pourrait être le moyen de vous démarquer ! Pour bâtir un onboarding différenciant et engageant, suivez notre guide en trois étapes.

L’onboarding : bien plus qu’un pot d’accueil !

Seules 51 % des entreprises déclarent qu’il existe un suivi de l’intégration des nouveaux collaborateurs (Baromètre de l’expérience collaborateur 2019 Parlons RH). Or, l’onboarding ne se limite pas à la seule journée d’accueil. Pour être impactant et efficace, il doit être conçu et séquencé autour de trois étapes clés : le “pré-boarding”, l’accueil dans l’entreprise et le suivi de la montée en compétences.

Etapes d'un onboarding réussi

Le facteur clé de succès d’un parcours d’intégration ? Il doit être piloté par les RH mais porté collectivement en interne à la fois par les managers, les équipes et la direction.

Étape 1 : le “pré-onboarding” pour préparer l’entrée dans l’entreprise

L’intégration ne démarre pas seulement le premier jour, une fois dans les bureaux ! Entre la signature et l’arrivée du collaborateur, c’est une période sensible où il est clé de créer du lien avec lui, le rassurer et lui donner de la visibilité sur ses premiers pas au sein de l’équipe. Quelques initiatives intéressantes à mener :

  • L’email ou le sms de bienvenue à votre futur collaborateur accompagné d’une photo de l’équipe, le mot du DG et le programme de la journée d’accueil. Chez Google, cette méthode a amélioré de 25 % les résultats de l’intégration. Certaines plateformes RH telles que notre logiciel RH simplifient cette première prise de contact en donnant directement accès à un espace collaborateur en ligne intégrant le livret d’accueil, le mot de bienvenue ou encore des éléments sur la mutuelle. Le futur collaborateur peut également commencer à renseigner ses informations afin d’être identifié : diplôme, numéro de sécurité sociale…
  • L’immersion opérationnelle : pourquoi ne pas proposer de passer une journée dans l’entreprise ou au sein de sa future équipe pour découvrir la culture, le fonctionnement et les processus internes ?
  • L’invitation à des événements corporate : afin de lever les appréhensions liées au changement d’entreprise, les entreprises profitent de plus en plus de rendez-vous internes existants pour y convier leurs futurs salariés. Fête de fin d’année, after work, rencontres sportives etc.

Étape 2 : la première journée d’onboarding pour convaincre

Le premier jour est clé pour créer rapidement un sentiment d’appartenance et rassurer votre nouveau collaborateur. Quatre actions incontournables auxquelles vous pouvez penser  :

  • Un accueil collectif : selon Tim Campos, ancien CIO de Facebook, si l’entreprise ne suscite aucun intérêt au cours des 45 premières minutes, l’intégration ne fonctionne pas. Alors, optez pour un rituel marquant : chez Babilou, les nouveaux arrivants sont accueillis par les top managers (ou la direction elle-même) chargés de transmettre la vision et les valeurs de l’entreprise.
  • Du soutien dès le premier jour : comme chez Renault ou Dell, nommez un mentor ou un “peer buddy” sans lien hiérarchique pour guider le collaborateur tout au long du parcours d’intégration. Son rôle ? Répondre aux interrogations, présenter la culture d’entreprise, accompagner la montée en compétences, favoriser la prise de contact avec l’ensemble des équipes…
Onboarding premier jour
  • Un planning complet des premières semaines : qui n’a jamais été angoissé à l’idée de déjeuner seul le premier jour ? Pour éviter cela, une solution : un planning de ministre pour les deux premières semaines avec tous les déjeuners prévus, les formations, les réunions et mêmes les rencontres informelles (activités sportives etc.).
  • L’accès à un espace digital dédié à la culture d’entreprise : dès le premier jour, il s’agit de lui communiquer des infos précises sur vos manières de travailler, de collaborer, la culture d’entreprise, l’organisation, les processus… Pour cela, le portail collaborateur Foederis met également à disposition un organigramme de l’entreprise avec des informations sur le rôle de chacun.

N’oubliez pas de limiter les irritants ! La base ? Assurer une remise du matériel pour pouvoir être opérationnel rapidement : ordinateur, code d’accès aux outils, cartes etc. Notre logiciel Core RH automatise les tâches préparatives notamment pour prévenir le service DSI et les équipes RH. Le manager est également alerté de la date d’arrivée d’un collaborateur afin de l’accueillir dans les meilleures conditions.

Étape 3 : le suivi de l’onboarding pour fidéliser et engager

Suite à la première journée, votre enjeu : donner de la visibilité pour permettre au collaborateur de se projeter car 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois. Nos recommandations :

  • Les premières semaines rythmées par la formation et l’immersion
    • Le digital learning : c’est une période charnière pour accompagner la prise de fonction. Pour gagner du temps, pensez au digital comme chez Blablacar qui utilise une plateforme d’e-learning où se trouvent toutes les ressources utiles sur l’entreprise et les connaissances métiers.
    • Le fameux “vis ma vie” : pour améliorer la compréhension de l’organisation et des métiers, vous pouvez organiser un programme d’immersion au sein des différents services comme chez Bureaux à Partager. C’est l’occasion de fluidifier les échanges et d’offrir une vision globale de la “chaîne de production”.
  • Un suivi jusqu’à la fin de la période d’essai

Des “follow-up” sont indispensables pour vérifier que le collaborateur dispose des moyens nécessaires à sa prise de poste. Sous la forme de feedbacks, le suivi permet d’identifier les difficultés rencontrées, de lever les incompréhensions et d’apporter des réponses concrètes. Le “buddy” est la personne idéale pour mener les premiers suivis qui seront, au début, hebdomadaires. Puis, des jalons pourront être posés avec le manager et le référent RH sur un rythme mensuel.

 

La fin de la période d’onboarding peut être l’occasion de “marquer le coup”. N’hésitez pas à organiser un évènement interne afin de réunir les équipes, remercier les parties prenantes de l’intégration et féliciter le nouveau collaborateur pour le parcours accompli.

Quelques unes des sources citées dans cet article :

[1] Étude Bersin by Deloitte

[2] Selon O.C.Tanner

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