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Qu'est-ce qu'un portail RH ?

Le portail RH

Le portail RH est une plateforme web qui fait partie intégrante du SIRH. Il offre aux collaborateurs, managers et services RH, un outil puissant mettant à leur disposition de nombreuses fonctionnalités, des indicateurs et un moyen de faciliter l’accès aux données RH.

Il participe ainsi à la mise en œuvre et au pilotage des enjeux RH au sein de l’entreprise. Il contribue à la diffusion et l’entretien de la marque employeur auprès des salariés, valorisant leur parcours professionnel et leur contribution personnelle au développement de l’entreprise.

Il peut également intégrer des sites web, un réseau social d’entreprise ou encore des portails métiers qui englobent les activités effectuées par la société.

Les objectifs d’un portail RH

De nombreuses fonctionnalités

Les différentes fonctionnalités du portail RH, et la gestion des données sont accessibles de manière sécurisée aux différents acteurs par un système de vues et de droits d’accès (qui voit qui, qui a fait quoi et quand). Un salarié n’aura accès qu’à son propre profil, un manager pourra voir uniquement les membres de son équipe. Quant au service RH, il consulte et gère les dossiers de tous les collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, sur le même portail RH, un salarié pourra faire une demande de congés, le manager la validera et le service RH la traitera en paie. Le flux est entièrement dématérialisé. Chaque flux déclenchera aux personnes concernées soit des notifications, des demandes de validation, voire les deux simultanément.

Un portail RH spécifique pour chaque profil d’utilisateur

Le portail salarié

Les salariés peuvent ainsi avoir accès de manière totalement sécurisée à leurs informations personnelles, les modifier et les compléter. Il est possible de consulter leur solde de congés, télécharger leurs bulletins de salaire, ou les documents internes de l’entreprise. Notamment le règlement intérieur, la convention collective, l’organigramme, l’annuaire des salariés…). Le portail RH leur permet aussi de gérer leur carrière de manière active. Ils peuvent consulter leur historique et s’inscrire à une session de formation, faire des demandes d’absence, et préparer leurs entretiens annuels. Mais également consulter et postuler aux offres de postes internes, dialoguer avec leur hiérarchie et le service RH.

Le portail manager

Les managers peuvent visualiser les dossiers collaborateurs de leur équipe, gérer leurs demandes d’absence, de formation, prendre connaissance des entretiens professionnels.

De nombreux indicateurs RH mis à leur disposition leur permettent de faire un suivi précis de chaque salarié (nombre de jours travaillés, besoins en formation ou formations déjà suivies, statut, rémunération…). D’autres aspects liés à la rémunération peuvent être proposés, comme la saisie des primes et des bonus par les managers.

Un système d’alerte les informe des échéances importantes comme les fins de contrats, les dates des entretiens annuels, les anniversaires, etc…de leur équipe.

Le portail service RH

Il centralise les données et les informations sur l’entreprise et son environnement pour les mettre à disposition de tous les salariés, par un système de droits.

Le service RH peut ainsi importer et traiter toutes les données des salariés depuis leur entrée dans l’entreprise jusqu’à leur sortie. En interface avec le logiciel de paie, il est possible de recevoir des alertes sur les événements concernant les salariés. Par exemple, la fin de période d’essai ou de contrat, les dates de visites médicales, le renouvèlement de permis et habilitations, les formations à prévoir, etc..).

Il peut également établir et personnaliser ses propres tableaux de bord de suivi RH.

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Quels sont les bénéfices d’un portail RH ?

Une optimisation des flux pour une meilleure efficacité

Un des grands avantages d’un portail RH est la mise à disposition d’une quantité importante d’informations pour chacun des acteurs concernés. La dématérialisation des processus facilite également la gestion quotidienne des services RH. Un portail RH permet de réduire de manière très importante les sollicitations émanant des collaborateurs. Il simplifie les tâches administratives pour permettre à chacun de se concentrer sur son cœur de métier et sur les missions à plus forte valeur ajoutée pour gagner en productivité. Tous les collaborateurs bénéficient ainsi d’une meilleure traçabilité des informations. Un meilleur confort d’utilisation est assuré grâce à la personnalisation de leur espace. Autre avantage : la sécurité d’utilisation, grâce au système d’accès à l’information par habilitation. Les données accessibles gagnent ainsi en personnalisation et en pertinence. Les actions et demandes à traiter sont visibles d’un seul coup d’œil. Elles peuvent être traitées avec plus de rapidité et d’efficacité. Le portail RH regroupe de nombreuses fonctionnalités du core RH. Des tableaux de bord et indicateurs personnalisés et conviviaux permettent une vue d’ensemble des performances. Ils facilitent la prise de décision sur d’éventuelles actions correctrices à mettre en place. Tant pour les managers que pour le service RH.

Pour les salariés

Le portail RH permet de renforcer l’implication des salariés dans les différents processus qui les concernent. Il facilite les échanges avec leur hiérarchie ainsi que l’accès à leur dossier collaborateur et à leurs informations personnelles.

Pour les managers

Il apporte de la souplesse dans la gestion et le suivi des collaborateurs, qui constituent la première étape de validation des demandes RH dématérialisées de leur équipe. L’accès aux informations des salariés et du service RH permet un pilotage plus interactif des équipes et une meilleure coordination des décisions RH.

Pour l’équipe RH

Le portail RH apporte une vision claire sur des indicateurs RH (recrutement, suivi entretiens, compétences clés manquantes). Les services RH ont ainsi accès à un pilotage optimisé du suivi des collaborateurs, de leurs besoins et de leur satisfaction au travail. Il ouvre également à la réflexion sur les processus de l’entreprise et les éventuels besoins de les réorganiser. Le portail RH apporte une meilleure transparence au sein des équipes de travail, et une responsabilisation des acteurs à tous les niveaux, en particulier des managers. Il garantit ainsi la fiabilité et la mise à jour des données RH.

Pour conclure, le portail RH permet de fidéliser les collaborateurs en améliorant leur expérience utilisateur et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. Il apporte également des bénéfices en matière de recrutement en renforçant la marque employeur de l’entreprise auprès des candidats. Il permet aux DRH de bénéficier d’une information centralisée, accessible, et d’une aide à la décision grâce aux tableaux de bord et indicateurs personnalisés.