Comment créer un organigramme pertinent et utile pour vos équipes ?

  • De Mickael Vandepitte
  • Le 23 février 2022

L’organigramme, un basic d’après vous ? Pas vraiment, car même si cet outil semble incontournable, beaucoup d’entreprises n’en disposent pas. Ou, le cas contraire, il reste affiché dans une salle de réunion. Ce qui signifie qu’il n’est ni utilisé ni à jour ! Pourtant, un organigramme clair et partagé est essentiel pour la coopération et la communication interne. Les salariés, les RH ou même le dirigeant en ont besoin pour avoir une vision claire de l’organisation et de son fonctionnement. Comment en créer un pertinent et utile pour tous ? Mode d’emploi et bonnes pratiques.

Un organigramme : qu’est-ce que c’est ?

L’organigramme est une représentation schématique de la structure d’une entreprise. L’objectif ? Connaître la position hiérarchique de chaque poste ainsi que le rôle de chacun à un moment T. Cette cartographie évolutive et simplifiée permet de visualiser les différentes relations de travail, les rapports hiérarchiques et la prise de décision au sein de l’organisation.

Pour cela, il existe quatre grands types d’organigrammes.

Tout d’abord, le fonctionnel. Il est adapté pour décrire une structure classique, organisée autour de différents directeurs à la tête de départements.

organigramme fonctionnel

Puis, l’organigramme divisionnel : il est destiné aux sociétés organisées par lignes de produits et/ou par zones géographiques. Au lieu d’être partagé en départements, il est divisé en secteurs d’activités.

organigramme divisionnel

Ensuite, l’organigramme matriciel destiné aux structures disposant d’équipes ayant plusieurs responsables. Les entreprises qui fonctionnent par projet ou en mode agile travaillent souvent ainsi afin de favoriser la communication transversale.

organigramme matriciel

Pour finir, l’organigramme plat ou horizontal principalement utilisé par les entreprises avec un niveau de management faible. Deux lignes sont alors représentées : la direction et les employés.

organigramme plat

Les 5 objectifs clés d’un organigramme clair et partagé

La création d’un organigramme ne sert pas qu’à faire joli dans le hall d’entrée ! Au contraire, il adresse différents objectifs clés pour améliorer le fonctionnement interne.

D’abord, il sert à optimiser la gestion de projet. En effet, c’est un outil de communication et d’information qui facilite la collaboration et le travail transversal. Il sera plus simple pour un chef de projet de répartir efficacement les rôles et les tâches dans un premier temps. Puis dans un deuxième temps, de suivre l’avancement de chaque mission en ayant une vision précise des responsabilités. De même, quand il s’agit de trouver un contact, comprendre comment s’organise le travail interne ou accélérer la mise en relation, l’organigramme a toute son utilité.

La clarté des rôles et des responsabilités permet aux salariés une meilleure connaissance de leurs interlocuteurs. C’est donc aussi l’expérience collaborateur au quotidien qui est plus fluide !

De plus, le dirigeant y trouve aussi un levier d’efficacité. C’est un outil de gestion permettant de déterminer le nombre d’employés dans chaque service facilitant l’affectation des ressources. Concernant les aspects plus RH : plus l’organisation sera clairement expliquée, plus l’intégration se passera bien pour les nouveaux arrivants. Dans cette optique, l’organigramme s’avère un outil essentiel à communiquer lors de l’onboarding. Il aide les nouveaux employés à se familiariser rapidement avec l’entreprise en leur permettant de mettre des noms et des visages sur les postes et les responsabilités.

Pour finir, c’est aussi un outil de communication RH car il offre un aperçu macro des possibilités d’évolution.

organigrammes

Comment créer un organigramme efficace ?

Il existe quelques étapes à maîtriser pour bâtir votre organigramme efficacement. D’abord, il s’agit d’établir une vision globale de l’organisation. Quels sont les services et fonctions existant au sein de l’entreprise et leurs relations. Une fois le schéma posé, allez à la rencontre des personnes pour mener des interviews sur leur rôle et leurs responsabilités. Idem avec les équipes : comment fonctionnent-elles ensemble ? Quel est le processus de décision ? Une fois que cet audit est finalisé, il est possible de choisir la typologie d’organigramme idéale et ce que vous souhaitez en faire. Est-ce un outil de communication interne ou externe ? Concernant la création de l’organigramme : ajoutez bien les photos des salariés.

Si vous travaillez dans une grande entreprise, il est recommandé de faire un organigramme global, complété d’organigrammes plus détaillés pour chaque service. Ceci évite de trop surcharger votre schéma.

Enfin, pour vous faciliter la tâche, les logiciels de gestion RH sont très pratiques. Ils offrent des modèles d’organigrammes à ajuster en fonction de votre organisation. De plus, les mises à jour sont généralement plus simples, voire automatiques.

Un logiciel Core RH, par exemple, offre la possibilité de créer un organigramme pour avoir une représentation visuelle des différents services. Celui-ci est mis à jour selon les données en vigueur, sans aucune intervention de votre part ! Il permet d’anticiper toute évolution organisationnelle et d’être à jour afin que les équipes puissent s’en servir avec agilité.