[Webinar] Comment optimiser la gestion de votre centre de formation ?

  • De Maud Faulquier
  • Le 6 février 2020

Les centres de formation professionnelle face à de nouveaux défis

Les centres de formation professionnelle sont aujourd’hui confrontés à de nouveaux challenges.

Comment innover dans la création de leurs offres pour qu’elles soient plus attractives ? Comment améliorer les niveaux de qualité ? Comment professionnaliser l’organisation et les processus pour gagner en efficacité opérationnelle ?

Mais également : comment la création d’un CFA peut être envisagée et permettrait-elle de s’auto-financer ?

Centre de formation : comment optimiser la gestion pour gagner en productivité ?

Participez à notre webinar afin de découvrir comment optimiser :

  • L’offre de formation : prospection des nouveaux prestataires, tenue et évolution du catalogue de formation, organisation du partage des compétences interne.
  • La gestion administrative : suivi des dossiers, relation avec les financeurs, relation avec les organismes de formation, accompagnement des apprenants, échanges de documents.
  • La gestion financière : gestion des ressources et leur mutualisation financière et/ou pédagogique, mesure et contrôle des coûts de formation pour mieux piloter le centre de formation interne.
  • La conformité aux règles de certification Qualiopi.

 

Ce webinar s’adresse à tous : que vous soyez en pleine réflexion sur la création d’un centre de formation professionnelle, que vous ayez déjà un centre de formation que vous cherchez à optimiser, ou simplement par curiosité.

Rendez-vous le 25 février à 10h avec notre expert pour découvrir comment faire de votre centre de formation un levier de productivité.

Regardez le webinar du 25 février en replay :

Replay webinar centre de formation

Qu’est-ce qu’un centre de formation ?

Il s’agit d’une entité qui a pour vocation de proposer de la formation. Un centre de formation peut avoir plusieurs dénominations possibles :

                                   Université d’entreprise                 Académie                   Institut                    Ecole                     Campus

 

Il existe 3 types d’organismes ou de centres de formation :

  • Le centre de formation INTERNE : mise à disposition de formations auprès des collaborateurs internes à l’entreprise
  • Le centre de formation MIXTE (interne et externe) : mise à disposition de formations pour les collaborateurs en interne mais également à des stagiaires externes à l’entreprise (clients, sous-traitants, franchisés…).
  • Le centre de formation EXTERNE : former des stagiaires externes dans le but de faire du profit

Les objectifs des centres de formation sont divers tels que le développement des compétences spécifiques ou des compétences métier de la maison mère (transfert de savoir-faire unique), la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise, l’amélioration des performances, la résolution de problèmes transverses, etc.

Enfin, certains centres de formation ont pour objectif de développer le leadership. Dans ce cas, ils vont essentiellement promouvoir le management des cadres et du middle-management.

En fonction de vos objectifs et de vos besoins, l’université ou le campus que vous allez créer ne va pas forcément fonctionner de la même manière. En effet, si vous êtes une université qui forme des collaborateurs internes, la gestion administrative et financière ne sera pas la même qu’un centre de formation mixte ou externe, où il y aura des stagiaires connus et d’autres inconnus.

Organisme de formation

Comment optimiser les processus sur l’offre des centres de formation ?

L’offre de formation est le catalogue de formation que vous mettez à disposition de vos clients.

Avec la nouvelle réforme de la formation professionnelle, la gestion du catalogue de formation va être changée. Par exemple les OF s’adressaient principalement à des sociétés, à des responsables formation et à des organismes. Demain, le catalogue de formation devra être accessible à tout le monde. Effectivement, le développement des compétences des collaborateurs sera articulé autour des entretiens professionnels et éventuellement des entretiens annuels, ce qui leur donnent accès au catalogue de formation. Par ailleurs, si l’organisme est mixte, il faut à la fois s’adresser à vos collaborateurs internes via les entretiens ou un autre dispositif similaire de l’entreprise, mais également aux stagiaires externes. Notamment, le catalogue de formation doit désormais être accessible, ergonomique et facile d’utilisation, et également tourné vers les stagiaires, qu’ils soient internes ou externes. (exemple : témoignages, vidéos…)

En parallèle, cette offre doit être en lien avec le CPF, même si toutes les formations ne sont pas éligibles à celui-ci. D’une part au niveau financier et d’autre part afin d’attirer de nouvelles personnes. Ainsi, faire apparaître votre catalogue de formation, dans l’application CPF de la Caisse des dépôts, est un véritable enjeu ! En effet, le CPF est censé être encouragé via les entretiens et via le bilan à 6 ans, ce qui permet donc aux organismes de formation de bénéficier de stagiaires venant de tous horizons.

Par ailleurs, chacun de vos contenus pédagogiques doit être traduit en compétences car c’est un élément essentiel de la réforme de la formation professionnelle. Effectivement, si un collaborateur n’a pas le niveau requis sur une compétence de son métier, il faut qu’il puisse bénéficier d’une formation qui viendra valider son niveau de compétences afin d’être pleinement opérationnel dans son travail.

La gestion administrative et financière des centres de formation

La gestion administrative de la formation

La gestion administrative repose sur 3 fondamentaux :

  • Structurer l’organisation administrative physique ainsi que l’organisation de dossiers informatiques
  • Programmer et organiser la récurrence des tâches administratives : avoir une définition claire des tâches administratives qui vous sont confiées afin de pouvoir mettre en place une « to do list » avec des rappels automatisés.
  • Répertorier les fournitures administratives incontournables :

En amont : convention de formation, contrat de sous-traitance avec des organismes externes, règlement intérieur pour mentionner les obligations envers les stagiaires, feuilles d’émergement…

En aval : attestations de formation, certifications…

Ces documents doivent également être archivés, dans une logique de qualité et de sécurité.

Gestion administrative centres de formation

La gestion financière de la formation

Pour les organismes de formation externes, l’importance est la rentabilité et le profit. Alors que pour les organismes de formation mixtes ou internes, l’importance se joue sur l’équilibre afin de maintenir le centre de formation rentable et de facturer au juste prix leurs clients.

Les organismes mixtes ont la possibilité de s’autofinancer par le biais de leurs stagiaires externes, auxquels ils facturent plus chers qu’à leurs stagiaires internes.

Afin d’encourager l’apprentissage et l’alternance, toutes les entreprises peuvent maintenant monter leur propre CFA, ce qui va permettre de délivrer des certifications et des diplômes reconnus par l’Etat. L’intérêt de créer un CFA pour une entreprise est multiple car :

  • Elles pourront se faire financer par France Compétence par le biais de l’apprentissage et l’alternance
  • Elles formeront des personnes qu’elles pourront probablement embaucher demain

La gestion de la qualité pour les centres de formation

Une nouvelle certification « Qualiopi » est mise en place pour les organismes de formation :

  • Elle est incontournable en termes de financement par les OPCO, Pôle emploi et la Caisse des Dépôts et Consignations.
  • Elle remplace la certification Datadock
  • Elle est obligatoire à partir du 1er janvier 2021 pour les organismes qui facturent.
  • Par qui : Organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité Francais d’accréditation (COFRAC)

 

Le processus de certification Qualiopi se déroule de la manière suivante :

Certification qualiopi centre de formation

Avant de faire votre certification, bien prendre en compte les 7 critères principaux des audits de certification :

  1. L’offre de formation
  2. L’organisation des formations
  3. La gestion des stagiaires
  4. Les moyens pédagogiques
  5. La gestion des formateurs
  6. L’environnement socio-économique
  7. La gestion des non-conformités

Centres de formation : ce qu’il faut retenir

Avoir un organisme de formation procure de multiples avantages. Pour autant il faut toujours se poser la question de savoir comment l’articuler : faire un centre de formation interne ? externe ? mixte ? Est-on dans une logique de profit ? Qui souhaite-t-on former ?

Avec un SIRH, la gestion administrative des organismes de formation est considérablement simplifiée : ceci grâce à des outils qui vous permettent de tracer, simplifier et de vous accompagner dans toutes les tâches que vous devez réaliser.

Les CFA sont une vraie opportunité, tant d’un point de vue financier que sur la formation des talents et des compétences.