Comment mener à bien votre projet SIRH ?
La révolution numérique a embarqué dans son développement exponentiel la fonction RH depuis de nombreuses années. Un SIRH permet de structurer les processus RH, améliorer la gestion de l’activité tout en réduisant les coûts opérationnels.
Un projet SIRH bien mené demande de la méthodologie, de l’organisation et aussi de la rigueur.
Comment mettre en place son projet SIRH ? Quelles sont les étapes à suivre pour assurer la réussite du projet ? Quels sont les enjeux et pièges à éviter ?
Participez à notre webinar du 9 juin 2022 à 10h pour découvrir nos conseils et bonnes pratiques pour réussir la gestion de votre projet SIRH.
Quelle méthode utiliser pour la gestion de votre projet SIRH ?
La méthodologie en sprint et ses avantages
Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet que nous pouvons utiliser pour un projet SIRH. Certaines d’entre elles fonctionnent en cycle en V. Avec ce type de méthode, les équipes analysent globalement vos besoins, paramètrent pendant des mois avant de livrer un produit fini. Ce type de fonctionnement est chronophage et engendre beaucoup de difficultés supplémentaires comme des effets tunnel. Ces derniers donnent peu de visibilité sur l’avancement du projet et ses perspectives d’achèvement.
Pour éviter ce type de problème, il est recommandé d’utiliser la méthode en sprint. Il y a énormément d’avantages à ce fonctionnement de gestion de projet. Le premier est que l’on va découper le projet en plusieurs lots. Cela va permettre d’optimiser le processus mobilisant toutes les ressources nécessaires au bon moment. Les deux équipes, chez l’éditeur comme chez le client, vont gagner du temps lors de la création du projet SIRH.
Cette méthode en sprint permet également une adoption accélérée par les utilisateurs. En effet, les collaborateurs montent en compétences progressivement, car les nouvelles fonctionnalités de l’outil sont elles-mêmes déployer progressivement. Ainsi, cela permet d’optimiser le processus de formation et d’adoption de l’outil. Le retour sur investissement est ainsi plus rapide. Les utilisateurs vont monter en compétences progressivement et donc plus efficacement.
Le fonctionnement d’un sprint en pratique
Dans la gestion de projet SIRH, il n’est pas rare qu’un module soit divisé en 2 ou 3 sprints. Chacun de ces différents sprints se fera les uns après les autres. Il faut faire attention de ne jamais les paralléliser.
Cette méthode de gestion de projet fonctionne en 7 étapes. Les 3 premières étapes font partie des analyses du projet et des attentes du client. Les 4 dernières forment ce que l’on va appeler un sprint, qui lui se répétera plusieurs fois :
- Lancement du projet
- Préanalyse
- Ateliers fonctionnels et techniques
- Paramétrage, personnalisation, reprise données interfaces, qui sont organisé du côté Éditeur.
- Formation des utilisateurs clé et administrateurs côté client à la nouvelle partie du module.
- Tests & recettes, une étape très intense avec beaucoup d’échanges entre côté éditeur et client. C’est ici que sont mis au point tout ce qui doit être modifié si besoin. Pour le client, cette phase de recette et tests est la plus chronophage.
- Déploiement de la nouvelle partie d’un module. Par exemple, si les équipes ont travaillé sur une nouvelle partie du module Formation, ils peuvent mettre en place le recueil de besoins de formations. Le reste sera mis en place par la suite. Cette phase, cependant, n’est pas ire. En effet, un client peut décider d’attendre la création du module entier avant de le mettre en place.
Quels risques à identifier pendant une gestion de projet SIRH ?
Lors d’un projet SIRH, les potentiels risques doivent être identifiés tout au long du projet : avant, pendant et après. Certains risques peuvent être liés au planning prévisionnel ou au lancement du projet. Ceux-ci peuvent être dus à l’imposition d’un délai trop court et/ou une communication en amont sur une date de déploiement. Ou encore, l’absence d’un chef de projet, ou un manque d’anticipation des besoins et des travaux nécessaires du côté client. Certains autres risques peuvent être liés aux analyses. Il est imprudent de considérer ces analyses comme une phase optionnelle. Il faut anticiper les réflexions et ne pas remettre les prises de décisions à plus tard.
Lors de la construction d’un projet SIRH, vous pourrez également être confronté à des risques liés aux paramétrages. Il ne faut pas négliger la préparation des informations que vous devez fournir à l’éditeur de logiciel. La phase de recette ne doit également pas être préparée pendant le paramétrage. Vous allez sûrement devoir faire face à des aléas pendant les phases de recette et de tests. Vous ne devez pas négliger la charge de travail pendant ces tâches, car elles sont cruciales. Il faut faire confiance au cahier des charges rédigé préalablement. Ne pas rédiger et suivre les scénarios de recette peut également engendrer des complications dans ces phases du projet.
Le déploiement peut également s’avérer compliqué si vous avez communiqué en amont sur une date. Cette phase se compliquera davantage si l’environnement de production a été mal utilisé. Finalement, dans tout projet surviennent des risques liés à la motivation. Le moral peut baisser ou augmenter. Certaines étapes comme les « Recettes » et les « Tests », pourront être très prenantes mentalement, d’autres moins. Vous devez donc anticiper cela et réagir en conséquence pour réaliser le projet efficacement.
