Ce n’est un secret pour personne : la fidélisation des collaborateurs a un fort potentiel. Garder les meilleurs salariés permet de gagner en efficacité et continuité de service, tout en travaillant l’image employeur. Si vous ajoutez à cela les difficultés de recrutement et les coûts d’onboarding, on comprend rapidement que la rétention du personnel est clé. Parmi les leviers à disposition des RH, l’entretien individuel est particulièrement intéressant. En l’utilisant à bon escient, les entreprises peuvent renforcer les relations avec leurs employés, et démontrer une capacité d’écoute et d’accompagnement. L’entretien devient alors à la fois un outil de motivation et d’épanouissement professionnel. Nous vous proposons de revenir, dans cet article, sur 7 points indispensables à sa bonne conduite.
L’entretien individuel : bien le comprendre
L’entretien individuel est également connu sous le nom d’entretien d’évaluation ou d’entretien de performance. Il est un point de passage obligatoire pour tous les salariés. Quel que soit le secteur ou la taille de l’entreprise, il doit être conduit a minima tous les deux ans. Il s’agit d’une réunion périodique entre un employé et son supérieur hiérarchique ou le responsable des ressources humaines. L’objectif principal de cet entretien est de revenir sur la performance de l’employé, ses objectifs, ses compétences et ses besoins en développement. La définition officielle insiste particulièrement sur les perspectives d’évolution professionnelle, que ce soit en termes de compétences ou d’emploi. Cela peut entraîner, entre autres, des perspectives de mobilité interne.
Créer un environnement de confiance
Pour que les entretiens individuels fonctionnent comme un outil de fidélisation, il est crucial de créer un environnement de confiance. Les employés doivent se sentir à l’aise pour partager leurs préoccupations, leurs aspirations et leurs problèmes sans crainte de représailles. Cela nécessite une communication ouverte et bienveillante, où la confidentialité est respectée. Les managers doivent, par ailleurs, réussir à orienter cet entretien sur la carrière du collaborateur. Il est judicieux de poser des questions ouvertes. Pensez également à écouter activement et à faire preuve d’empathie envers les préoccupations et la situation de chaque employé. Un collaborateur qui se sent écouté et soutenu, est plus susceptible de rester fidèle à l’entreprise et de se confier ouvertement.
Fixer des objectifs de l’entretien individuel clairs
L’entretien individuel est très souvent le moment choisi pour fixer les objectifs des salariés. Ceux-ci doivent être clairs, personnalisés et définis conjointement. Pour s’aider, les managers peuvent suivre l’acronyme SMART. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Ce moment est intéressant pour aider le salarié à recouper les enjeux de la société avec ses propres ambitions. Il pourra ainsi mieux comprendre son rôle au sein de l’organisation. Cela participe à donner du sens à son travail et, par extension, contribue à le fidéliser. La temporalité est également importante. En parlant de moyen ou même de long terme, la projection au sein de l’entreprise est facilitée.
Offrir des opportunités de développement
Les employés à fort potentiel sont souvent ceux qui aiment le renouveau et le challenge. L’entretien individuel est le moment idéal pour recueillir les besoins, mais aussi proposer des plans d’action. La première étape est de discuter les besoins et envies de développement des talents. Ensuite, les managers peuvent identifier les compétences à renforcer, les formations à suivre et les projets stimulants à attribuer. Cela doit évidemment se faire avec l’appui des ressources humaines. Grâce à des plans de développement concrets, l’employeur montre aux employés qu’il s’investit pour eux. Il met en avant sa contribution. C’est un avantage qui participe à l’image de l’entreprise. Elle s’engage et investit du temps et de l’argent dans l’épanouissement de son capital humain.
Faire preuve d’écoute active et d’ouverture d’esprit pendant l’entretien
L’entretien individuel doit être un dialogue, et non pas un monologue. Les commentaires et les préoccupations des employés doivent être pris au sérieux et suivis de mesures pour y répondre. Portez une attention particulière aux inquiétudes exprimées par vos collaborateurs. Des problèmes peuvent être relevés à propos de son environnement de travail, de sa charge de travail ou de ses envies d’évolution. Il est alors essentiel de rechercher ensemble des solutions. Rien de pire qu’un échange resté sourd. Prendre des notes, faire remonter l’information, s’engager sur des délais de réponses sont de bonnes pratiques à instaurer pour nourrir le lien.
Reconnaitre et récompenser la performance
La reconnaissance et la récompense de la performance sont des éléments clés de la fidélisation des collaborateurs. Pourtant, il semblerait qu’une grande marge de progression existe. Beaucoup de salariés expriment, en effet, une frustration sur ce point. Parmi de nombreuses études, les résultats de l’enquête menée par Hays auprès de 17 000 salariés en France, sont alarmants. Ils sont 44% à déclarer avoir déjà démissionné en raison d’un manque de reconnaissance dans leur travail. Pour remédier à cela, l’entretien est un très bon outil. Il offre la possibilité de reconnaître les réalisations et les contributions exceptionnelles des employés. Cela passe par des retours positifs couchés sur le papier, des augmentations de salaire, des promotions ou des récompenses tangibles. C’est prouvé : des employés valorisés et récompensés pour leurs efforts, sont plus loyaux.
Cartographier son capital humain
Il n’y a pas mieux que l’entretien individuel pour évaluer et améliorer sa gestion du capital humain. C’est une belle opportunité pour cerner l’état d’esprit des collaborateurs et dresser un bilan. Pour ce faire, les équipes des ressources humaines, tout comme les managers, peuvent s’appuyer sur la matrice “9 box”. Il s’agit d’un outil qui recoupe deux axes : les performances et le potentiel. Il permet ainsi de cartographier les forces en présence. Cette grille s’avère très utile, notamment lorsque les mouvements sont nombreux. Elle assure un suivi simple et visuel et aide les managers et RH à travailler ensemble. Ils identifient plus rapidement les individus à fidéliser.
Digitaliser la fidélisation grâce à l’entretien
Pour savoir si l’entretien individuel est un outil efficace de fidélisation, encore faut-il avoir mis en place des indicateurs. Les équipes peuvent le faire en surveillant les turnover en entreprise par exemple. Elles peuvent également mener des enquêtes sur l’engagement des employés ou évaluer leur satisfaction. Par ailleurs, elles ont tout intérêt à faire un zoom sur l’entretien en tant que tel. Les questions porteront alors sur la qualité d’écoute, l’efficacité de l’échange, la satisfaction des perspectives offertes. En parallèle, la prise de notes et la remontée des informations ont tout intérêt à être digitalisées. Grâce à une bonne configuration, il est possible d’interfacer les outils pour définir des plans d’actions efficaces. Cela peut être intéressant notamment pour la formation ou pour les politiques d’augmentations.
Pour conclure, l’entretien individuel est bien plus qu’une simple formalité. Bien fait, il peut devenir un puissant outil de fidélisation. Il aide à créer un environnement de confiance, propice au bien-être au travail des collaborateurs. Or, un salarié heureux est un salarié qui reste et qui se projette. Ne l’oublions pas. La fidélisation des collaborateurs n’est pas seulement bénéfique pour les employés. Elle est également cruciale pour la stabilité et la croissance d’une entreprise. Il semble ainsi urgent d’investir du temps et de l’argent pour proposer des entretiens individuels de qualité et engageants.
