La gestion des habilitations : un processus Clé

  • De Lucie Dugua
  • Le 5 novembre 2018

La gestion des habilitations, dans quel but ?

Quel responsable Formation ou RH ne s’est pas, un jour ou l’autre, posé la question ?  Suis-je bien sûr d’avoir pensé dans l’élaboration de mon plan à tous les collaborateurs dont les habilitations arrivent à échéance ?
Sujet important s’il en est, face une règlementation de plus en plus pointilleuse et à des process qualité internes stratégiques puisqu’ils peuvent aller jusqu’à conditionner l’obtention des certifications de l’entreprise (ISO 14001, ISO 9001, …).

L’habilitation est la reconnaissance par l’institution (entreprise ou structure publique) de la capacité d’un collaborateur à accomplir en toute sécurité des taches spécifiques. Ce peut-être également l’autorisation permettant d’avoir accès à des données, des supports ou à des lieux protégés. Dans la plupart des cas, l’habilitation a une durée de vie précise obligeant les détenteurs à mettre à niveau, selon une périodicité préétablie, certaines connaissances ou compétences spécifiques nécessaires à l’accomplissement de tâches.

Certaines d’entre elles sont complètement obligatoires. Elles sont liées à une obligation légale et réglementaire et sont nécessaires pour exercer un métier ou une activité professionnelle en France. Il s’agit, par exemple, des habilitations électriques ou des permis (Caces). Dépendant de formations obligatoires qui permettent d’obtenir des attestations d’aptitudes certaines sont d’ailleurs prévues dans le code du travail.

D’autres sont plutôt ce que nous pourrions appeler des normes de « Marché » comme certaines formations informatiques ou les TOEIC qui sont là plutôt des certifications standardisées permettant d’évaluer le niveau en langue des locuteurs.

Enfin, une troisième partie est liée à des compétences ou des connaissances « moins formalisées » ; par exemple la gestion de projet ou certaines compétences fondamentales. Elles sont identifiées dans certaines conventions collectives.

Une gestion des habilitations performante

C’est un sujet très sensible qui doit être piloté de façon très rigoureuse dans l’entreprise. Tout le monde se souvient du chaos dans lequel fut plongé une grande banque française parce l’un de ses collaborateurs l’avait financièrement engagé à hauteur de plusieurs milliards d’euros. Avait-il les habilitations pour le faire ? Ce fut l’une des questions du procès retentissant qui s’en suivit.

Piloté par le service Formation en collaboration avec le service QHSE, une gestion des habilitations performante s’appuie nécessairement sur des outils logiciels adaptés

Fœderis, l’un des éditeurs phare de solutions de Gestion de Talents en Europe, a fait le choix d’intégrer ces fonctions au sein de son SI Formation. L’objectif est de favoriser une intégration optimale et une interaction étroite entre Habilitations, Formation et Compétences de façon à en optimiser et fluidifier le process.

Quelques-unes des fonctions et KPIs que Fœderis met à disposition de ses clients pour une gestion des habilitations efficace :

  • Définition des habilitations (nom, nature, type, périmètre d’effet, seuil de validité, durée, type d’alerte, etc.)

  • Liaison Formation/habilitations : situations formatives à mettre en œuvre pour l’obtention d’une certification (stage – cursus …)

  • Liaison habilitations/emplois-postes et compétences

  • Affectation des habilitations aux collaborateurs

  • Historisation/traçabilité des habilitations

  • Décentralisation au niveau des Managers

  • Liste des habilitations arrivant à échéance à une date donnée (recyclages à effectuer)

  • Validation automatique des habilitations à la clôture des sessions de Formation

  • Reporting multicritères à destination des gestionnaires

  • Passeport « Habilitations » par collaborateur

  • Tableaux de bord à destination des auditeurs (certifications ISO)

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