Aujourd’hui, il est essentiel de développer une culture de la formation et du développement permanent au sein de son organisation. L’objectif est de soutenir et d’accompagner ses salariés dans des apprentissages qui auront un impact sur l’entreprise. Pour cela, il faut établir une gestion de la formation efficace qui s’appuie sur de bonnes pratiques et des outils permettant d’élaborer le plan de développement des compétences, de suivre les KPI et d’optimiser les aspects administratifs.
Gestion de la formation
Définition de la gestion de la formation
Afin de se développer et d’être davantage productive, une organisation doit valoriser et augmenter les connaissances de ses équipes grâce à la formation continue. Pour être efficace, cela passe par une gestion de la formation qui consiste à gérer et suivre toutes les données concernant les formations de l’entreprise en optimisant le budget formation. C’est devenu un volet important des RH depuis la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. En effet, la loi incite les entreprises à faire évoluer leurs politiques en matière de ressources humaines, particulièrement la gestion des compétences qui devient un pilier de la stratégie RH et, plus largement, de l’entreprise.
Les enjeux de la gestion de la formation en entreprise
Les enjeux de la gestion de la formation sont multiples. Le premier est celui de répondre aux obligations légales qui évoluent très vite. En effet, l’entreprise doit pouvoir intégrer avec agilité les nouveaux dispositifs pour rester en conformité avec la loi. De même, il s’agit de mutualiser et faciliter la gestion des processus de formation plutôt complexes : de l’inscription des salariés jusqu’au suivi du budget et des coûts de formation, en passant par la gestion du plan de formation. Une gestion performante permet aussi de valoriser le capital humain grâce à une circulation plus fluide des connaissances, une mobilité mise en avant et un investissement renforcé sur l’employabilité. Ceci favorise la fidélisation des talents et l’attractivité des candidats qui y voient une forme de reconnaissance et des perspectives d’évolution. Cela impacte également leur performance : en étant formés au bon moment, la qualité du travail effectué par les collaborateurs s’améliore car cela booste leur engagement, et donc, leur productivité.
Le rôle du gestionnaire de formation au sein de l’équipe RH
Le responsable formation ou gestionnaire de formation travaille en étroite collaboration avec le DRH. Son rôle ? Accompagner les salariés dans le développement de leurs compétences en phase avec les besoins de l’entreprise. Il se positionne comme le chef d’orchestre de la gestion de la formation avec différentes prérogatives.
D’abord, il doit définir une politique de formation et de développement des compétences adaptée aux enjeux de l’entreprise. Il s’agit d’analyser et d’évaluer les besoins en compétences de l’entreprise. Ensuite, le responsable de formation met en œuvre le plan de développement des compétences. Or, ce déploiement doit être anticipé grâce à un pilotage des coûts. Il peut arbitrer entre les différentes modalités existantes : présentiel, distanciel, mentoring ou encore en situation de travail. Le but ? Établir un budget atteignable. De plus, en prenant en compte toutes les contraintes juridiques et administratives, sa mission est de chiffrer le plan de formation et d’arbitrer sur le planning annuel. Il devra ensuite piloter l’ensemble des projets de formation : suivre chaque étape avec précision, sélectionner les prestataires éventuels, suivre le cahier des charges et mettre en place une évaluation finale tout en respectant son budget.
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Comment optimiser son budget de formation ?
Une bonne gestion de la formation implique de savoir piloter son budget. La fonction RH doit donc trouver des leviers permettant d’optimiser les couts tout en maintenant des formations qualitatives. Il existe quelques astuces permettant de réduire les couts de gestion.
Réaliser un travail d’analyse sur les besoins en formation
D’abord, il s’agit d’affiner la liste des besoins de formation. En effet, une formation professionnelle doit correspondre à un besoin précis qui doit être déterminé et étudié en amont. En prenant le temps d’étudier les différents besoins, il sera plus simple d’organiser les formations par niveau et d’offrir des modalités différentes en fonction du but visé.
Ensuite, il faut, autant que possible, mutualiser les formations grâce à une vision globale et transversale des besoins et des compétences existantes. Bon nombre de lignes inscrites dans le plan de développement des compétences concernent la même action de formation. Comment faire ? L’objectif étant lié à une compétence, il est possible d’organiser une même action de formation liées à plusieurs besoins.
Diversifier les modalités de formation grâce à l’offre distancielle
L’e-learning permet de maîtriser son budget, en limitant les frais annexes. Auparavant peu appréciées, les formations à distance font maintenant partie de la vie des salariés car elles offrent pas mal d’avantages. Rapides et efficaces, le salarié peut les effectuer à sa guise en fonction de son emploi du temps. L’apprenti ainsi que les gestionnaires de formation ont également une vision claire sur l’avancée de la formation.
Utiliser les compétences internes comme levier d’apprentissage
Vous pouvez créer une bourse aux compétences internes via l’animation de réseaux d’experts ou de communautés métiers internes. C’est une manière de valoriser les compétences des salariés et de les diffuser auprès de tous… à moindre frais.
Accentuer les dispositifs de formation internes : par exemple, le mentoring est une manière de gérer votre budget en misant sur le transfert de compétences. Concernant les compétences transversales (digitales, softskills…), pourquoi ne pas créer un catalogue interne et former vos collaborateurs pour qu’ils deviennent formateurs internes.
Simuler et anticiper au maximum les budgets de formation
Cette partie consiste à analyser le coût de la formation globale ainsi que chacune des actions. Le coût doit prendre en compte la formation en elle-même (ou en e-learning), les locaux, les frais de déplacements. En ayant une vision claire et partagée des coûts, vous pouvez établir un budget et faire les arbitrages nécessaires. Pour cela, s’appuyer sur un logiciel RH facilite la construction d’un budget car il prend automatiquement en compte des coûts directs et indirects.
Pourquoi s'équiper d'une solution digitale de gestion de la formation ?
Les compétences des collaborateurs sont devenues un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. Elles doivent être en capacité de les cartographier et de les développer pour qu’elles contribuent à leur croissance. L’enjeu : donner accès à la bonne formation, à la bonne personne et au bon moment. Un logiciel de gestion de la formation répond à ces problématiques grâce à une gestion globale du processus de formation dans l’optique d’optimiser les coûts.
Quels sont les bénéfices du digital dans la gestion de la formation ?
Cela vous permet de piloter toutes les étapes clés de la stratégie de formation : de l’élaboration du plan de développement des compétences jusqu’au suivi de vos KPI en passant par l’optimisation de la gestion administrative. Ainsi, vous pouvez planifier le plan de formation en fonction des demandes et mesurer les impacts ce qui vous offre une vision globale sur l’organisation des sessions de formation.
Toutes les activités de formation sont centralisées sur le même outil afin de disposer d’une approche globale et de gagner en réactivité. De même, pour vos salariés, il est possible de créer et de publier des catalogues complets de formations. Cela apporte aussi une approche collaborative et simplifiée de la formation en optimisant la gestion entre les équipes des ressources humaines, les managers et les collaborateurs.
- Pour les équipes RH : il est possible de gérer l’offre de formation, définir le plan prévisionnel annuel, déterminer le budget destiné à la formation, suivre l’évolution des dépenses, ainsi que valider les compétences acquises.
- Pour les managers : ils peuvent déterminer les besoins en formation de leurs collaborateurs, recueillir les demandes de formation des équipes, consulter l’historique des formations réalisées, ainsi qu’accompagner les salariés dans leur évolution professionnelle.
Le gestionnaire formation comme chef d’orchestre de l’offre formation
Grâce à toutes ces informations, le responsable de formation pourra facilement simuler le plan de formation : générer automatiquement les besoins et les demandes de formation, individuels comme collectifs, provenant de l’ensemble des processus RH, afin de construire le plan prévisionnel de formation. Il pourra ainsi simuler le planning des sessions à venir et bénéficier d’un suivi automatique des participants et des coûts associés. Un gain de temps et une analyse prévisionnelle qui facilite le pilotage ! Dans l’outil, il existe également des tableaux de reporting offrant un suivi précis de l’activité de formation : tableaux de bord dynamiques à disposition des managers avec un accès en temps réel à des analyses et des indicateurs.
Comment choisir un outil de gestion de la formation ?
La gestion de la formation représente un réel levier stratégique pour l’entreprise. Il est donc important de choisir le bon outil de gestion en vérifiant les fonctionnalités essentielles et en optant pour une solution agile et évolutive. Comment faire son choix ?
Le process de gestion de la formation simplifié et optimisé
D’abord, il faut s’assurer que c’est une solution qui s’adapte aux besoins, et non l’inverse. Une politique de formation efficace est nécessairement adaptée aux enjeux de l’entreprise, à sa culture, aux besoins de ses salariés. Un outil de gestion des formations doit donc prendre en compte vos processus et s’ajuster à la culture interne. Ainsi, il doit répondre à tous vos besoins en matière de processus de gestion : demandes, inscriptions, entretiens annuels, habilitations, suivi financier, etc. L’automatisation du suivi administratif de l’activité, très chronophage, doit être efficace. À savoir, les convocations, les attestations mais aussi les rapports ou bilans et la mise à jour des dispositifs règlementaires : CPF, OPCO, multi-financement, FSO.
L’automatisation de la gestion administrative de la formation
Bien sûr, il doit permettre la planification et la prévision de toutes les activités : calendriers, simulations et prévisions de charge. Quant au recueil de besoins, la gestion doit être automatique entre les besoins et les demandes de formation afin de générer son plan prévisionnel de formation et le budget. De même, les reportings doivent offrir une vision transversale et pertinente des différentes actions de formation : tableaux de bord personnalisés via un module de Business Intelligence (SaaS) par exemple. Il faut aussi vérifier que l’ergonomie et l’utilisation sont simples afin d’assurer une adoption auprès de tous les acteurs : RH, managers et collaborateurs.
Pour finir, c’est un outil qui reflète la stratégie RH globale. En ce sens, il devra permettre de déléguer et de décentraliser la gestion. Puis, il faudra dans l’idéal qu’il s’interconnecte avec les entretiens et les compétences (référentiels par exemple) pour plus de pertinence dans le pilotage RH global.