Core RH : une base de données RH unique
Condition nécessaire au déploiement d’une politique ressources humaines ambitieuse. La mise en œuvre réussie d’un système SIRH passe, d’abord, par la constitution d’un Core RH. Cette base de données RH unique organise et centralise toutes les données du collaborateur et rationalise tous les processus de base qui le concernent. L’objectif est de harmoniser toutes ces informations au niveau d’un groupe ou de plusieurs sociétés. Dans le cas des groupes internationaux, cette approche permet une gestion unifiée basée sur l’exploitation des mêmes outils mais capables cependant de prendre en compte les spécificités, normes ou règlements propres à chaque pays. Plus qu’un effet de mode, c’est, aujourd’hui, une exigence pour les entreprises.
Il s’agit de structurer, autour d’une ossature unique, toutes les données et processus qui peuvent être partagés dans le but d’alimenter tous les outils du système d’information de l’entreprise. C’est ce que certains appellent la stratégie de « glocalisation » qui va autoriser une vision à la fois locale et globale des données personnelles pour un pilotage optimisé du Capital Humain dans une entreprise. Pour y parvenir, l’une des premières étapes est de disposer d’un socle RH complet. Il va être constitué par votre base de données RH et par des outils qui vous permettront de l’alimenter, de la diffuser, de l’interroger selon des critères propres à votre entreprise (multi pays, multi sociétés, etc.).
La base de données RH, clé de voûte du système, se doit de répertorier l’intégralité des informations de vos collaborateurs. Ces données sont indispensables au déploiement de votre politique de gestion des Talents (référentiels de données, normes de gestion, processus, etc.). C’est une étape importante de l’implémentation de votre SIRH.
Une base de données RH incontournable et stratégique
Tous les processus et fonctions clés du système vont s’appuyer et s’articuler autour de ce noyau. Bien le penser, anticiper les besoins actuels et futurs de tous les acteurs et utilisateurs est stratégique. Cette base de données RH va structurer toutes les informations du collaborateur. Référentiels de compétences et d’activité, chiffres clés et rémunérations de vos salariés, d’historiques d’entretiens, suivi de la formation continue, informations QHSE,etc. Il s’agit d’un système central de saisie, d’enregistrement et d’interrogation des données individuelles. Toutes les informations du dossier personnel d’un employé y sont ainsi accessibles, visualisables, modifiables depuis n’importe où et par n’importe de quel acteur RH (sous condition, bien sûr, d’autorisation d’accès et d’habilitations à agir sur les données).
Son alimentation pourra s’appuyer sur des connecteurs intégrés à la solution qui vous permettront de récupérer les informations provenant de sources hétérogènes et notamment de l’ensemble de vos solutions RH (paie, gestion des temps, e-learning, frais …). Nous avons fait, chez Foeders, de la constitution initiale du Core RH model, une étape incontournable et stratégique. Cela est totalement intégrée à notre méthodologie d’implémentation.
Comment établir une base de données RH complète et centrale ?
Exemples de fonctions et process Core RH disponibles dans la solution de Talent Management Foederis.
Gestion administrative
Conformité RGPD, Onboarding, Annuaire, photo, Organigramme hiérarchique Génération de la DPAE, Registre du personnel
Gestion des données collaborateur
RIB, personnes à charge, à prévenir en cas d’urgence, attestation CPAM, adresse, RIB, RQTH, permis … Portail collaborateur pour effectuer une demande de modification en ligne de ses données personnelles avec validation RH. Possibilité pour le futur collaborateur de saisir ses données personnelles en ligne avant son arrivée, avec validation RH.
Gestion des carrières:
Historisation de tous les changements. Visualisation de l’historique de carrière du collaborateur, génération des avenants. Alertes sur fin période d’essai, fin contrat, fin RQTH, autorisation de travail … Documents à signer en ligne (contrat, autorisation d’utilisation de la photo …),
Services RH
Demande d’acompte, d’avance, attestation employeur, attestation mutuelle, demande de remboursement de transport … Gestion des visites médicales, Gestion des intérimaires, des prestataires et des stagiaires
Gestion des données contractuelles
Génération du contrat, promesse d’embauche, lettre d’engagement. Signature électronique. Remplissage automatique avec les éléments de la demande de recrutement (type de contrat, emploi, supérieur hiérarchique, temp de travail, site …)
